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# 作為小企業主如何計劃重大採購

已發表: 2022-01-27

為您的小型企業進行大宗採購始終是一個壓力很大的決定。 感覺就像是信仰的飛躍。 你應該擴大嗎？ 你應該升級你的設備嗎？ 您對業務所做的更改和改進會得到回報嗎？ 即使考慮僱用新員工也會引發類似的問題。 你什麼時候能負擔得起？

我總是在考慮支出時感到壓力。 它可能會感到有風險。 未來永遠無法保證，很難預測今天的成功是否會持續到未來。

不過，我找到了一個很好的方法來降低大筆購買的風險。 通過周密的計劃和花時間計算數字，我可以在晚上睡得更好，因為我知道雖然我可能會冒險，但這是一個經過計算的風險。

## 為什麼您應該在進行大型企業採購之前進行計劃

一個可靠的計劃和財務預測是為我的企業做出重大購買的明智決定的關鍵。 規劃在多個方面都有幫助：

證明購買的合理性

通常，主要業務採購與擴張有關。 新設備或額外辦公空間是增長計劃的一部分，額外支出將產生額外收入。 未來計劃將顯示您支出的財務影響，以及預期的投資回報。 該計劃將幫助您確定您希望您的業務在擴展時實現的增長目標。

計劃還可以幫助您避免代價高昂的錯誤。 有了計劃，您可能會發現您的購買需要很長時間才能收回成本，或者您必須在業務中進行的其他更改成本太高。 一項新的重大採購也可能會影響未來收入的時間安排，或以您在製定計劃之前未考慮過的方式影響其他計劃費用。

通過您的計劃，您可以考慮原始購買想法的替代方案並探索其他想法以幫助實現您的目標。

為不可預見的費用做好準備

大宗採購通常伴隨著額外費用，當您做出購買決定時，這些費用可能並不完全清楚。 由於必須引入新流程，您可能需要投資於新軟件的額外培訓或對您的業務進行其他更改。 您還應確保考慮其他雜項費用，例如稅費、交付和維護費以及其他附加費。

當您制定計劃時，您可以包括財務緩衝，以便您的企業可以吸收出現的計劃外費用。

了解購買的正確時間

時間可以是商業財務中的一切。 如果您的企業有季節性，有時您的企業手頭有更多現金，而有時現金可能會更緊一些。 制定計劃可為您提供這些見解，並幫助您預測何時是進行新購買的最佳時間，從而幫助您避免潛在的現金緊縮。

了解您將如何支付購買費用

計劃還可以幫助您了解支付大型企業採購的最佳選擇。 如果您要貸款，財務計劃將幫助您了解貸款支付將如何影響您的企業財務。 如果您計劃支付現金，您的計劃可以幫助您了解購買將對您的財務產生什麼樣的影響，以及是否會影響其他計劃支出。

## 在進行大型企業採購之前要問的問題

除了為您的購買制定計劃外，您還應該在開始之前問自己一些問題，以便您在購買之前仔細考慮所有需要的事項。 在製定計劃時，您應該問自己以下幾個重要問題。

1. 這將如何滿足我的業務需求？

有時，為您的企業升級到最新最好的設備可能很誘人。 但是，在您實現飛躍之前，請確保您的購買將幫助您實現增長目標。

如果您正在考慮購買新設備或新軟件，請確保您已經與將使用新工具的員工進行了交談。 他們怎麼想？ 他們的主要需求是什麼，他們今天面臨什麼問題？ 您的購買會解決他們的問題或提高生產力嗎？

2. 它的真正成本是多少？

對於大多數新軟件、設備和工具，實際成本遠不止購買價格。

當您考慮為您的小型企業購買大宗商品時，請務必考慮您的企業必須承擔的額外成本。 將有員工培訓時間，安裝和培訓期間失去的機會和工作時間，以及潛在的維護和未來維修成本。

在任何情況下，您都需要一段時間才能恢復並滿負荷運行，因此您的新購買也需要時間才能開始增加利潤。

3. 我將如何支付這筆費用？

當然，任何新的購買都需要支付。 你要付現金嗎？ 也許你打算獲得貸款。

無論哪種方式，請確保您的企業能夠處理現金流出或正在進行的貸款支付。 這就是製定良好的財務預測將大有幫助的地方。

4. 我還應該考慮哪些其他因素？

與所有購買一樣，您需要考慮從誰那裡購買以及與他們有什麼樣的關係。 您需要充分了解您可以從供應商處獲得的客戶支持類型以及任何可用的保證。

從時間的角度來看，您可能需要考慮購買的時間，以確定是否有任何折扣或折扣可用或將來是否可用。

5. 這項投資的必要回報是多少？

對於您的企業進行的任何大額採購，您都需要考慮需要增加什麼樣的業務才能證明費用合理。 同樣，制定財務計劃將幫助您解決這個問題。 您很可能需要提高收入並最終提高利潤。 除了這些更改對您的業務財務的時間安排之外，財務預測還可以幫助您弄清楚這一點。

## 如何為大型企業採購做準備

通過擴展、添加新設備或升級軟件來投資您的業務是一個激動人心的時刻。 當您嘗試弄清楚這一切將如何運作時，它也可能會帶來壓力。 制定可靠的計劃將幫助您簡化流程，並確保您的業務只會從重大的新購買中獲得積極影響。 以下是您的計劃應包括的內容：

1. 定義你的目標

為您的企業寫下新的、大宗採購的目標不僅僅是闡明您個人想要實現的目標。 這是為了確保您的整個團隊都理解並與您在同一頁面上。 有了新的重大購買，讓您的團隊加入將有助於您在進行更改時一切順利。 每個人都朝著同一個方向齊心協力，你更有可能成功。

您的目標應涵蓋您的財務目標、您期望的生產力變化以及您計劃實現的任何其他業務產出。 這可能包括改善客戶服務或更簡化的流程。 建立系統以在您購買之前衡量事情的進展情況，以便您可以看到業務變化時的影響。

2. 建立過渡時間表

建立目標後，您需要製定實施時間表。 您需要為評估和採購流程、採購時間表和實施時間表建立路線圖。

如果您要更換現有設備或更改業務流程，實施可能是計劃中最重要的部分。 您需要花時間來培訓您的員工，並製定一個計劃來處理由於實施新系統和流程而對您的客戶造成的潛在干擾。

如果新設備或新軟件會導致您的業務停機，您需要考慮為客戶制定溝通計劃並管理他們的期望，以便在不將他們趕出競爭對手的情況下滿足他們的期望。

3. 設定預算

除了您為您的企業購買的商品的標價之外，請確保創建一個涵蓋我們在本文中討論的所有其他費用的預算。 您的預算應包括任何額外費用，例如交付和安裝、培訓、維護以及您可能需要的任何其他附加服務。 預先考慮所有這些事情將幫助您制定可靠的財務計劃，讓您清楚地了解您的業務以及重大購買將如何影響它。

4. 創建現金流量預測

即使您依靠貸款或信用額度進行購買，您的業務的任何重大購買都會影響您的現金流。 在您考慮進行重大採購時，您可以為您的企業做的所有預算和預測中，您的現金流預測將是最重要的。 它會告訴您何時是購買的最佳時機，以及購買將如何影響您的現金向前發展。 現金是所有企業的命脈，因此了解重大購買將如何影響您的現金狀況對於業務增長至關重要。

您可以在我們的現金流量指南中了解有關現金流量預測的所有信息。

## 在進行大型企業採購時花點時間

當您考慮為您的企業進行重大採購時，排除風險是您可以做的最重要的事情。 適當的計劃是降低風險的最有效方法之一，同時還可以減少您對投資業務的任何焦慮。 花點時間把事情做好，你會發現一次大採購將對你的業務產生重大的積極影響。

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