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# 如何格式化電子郵件：最佳實踐和示例

已發表: 2022-01-17

無論您是向組織中的某個人、招聘經理、營銷機構發送電子郵件，還是作為冷電子郵件活動的一部分，格式都很重要。 不僅要表現得像專業人士一樣重要，而且電子郵件還需要易於閱讀並以清晰、簡潔的方式傳達要點。 如果您曾經問過自己：“如何格式化電子郵件？” 我們已經為您服務了。

## 如何格式化專業的電子郵件

您應該像典型的商務信函一樣格式化任何專業電子郵件——在每個段落之間留出空格，並註意任何拼寫錯誤和語法錯誤。 在我們深入了解郵件的各個方面之前，這裡有一些關於如何格式化電子郵件的快速提示：

- 越長越好——保持簡短和重點。
- 避免使用過於復雜的語言和冗長的句子。
- 確保收件人可以輕鬆瀏覽文本以獲取消息的要點。
- 在點擊發送之前始終進行校對。
- 如果您容易打錯字，打印出電子郵件的物理副本比在屏幕上查看更容易發現錯誤。

那麼，電子郵件的正確格式是什麼？ 這一切都從主題行開始。

主題行

確保在您發送的每封電子郵件中都包含一個主題行。 如果您忽略它，那麼有人打開您的電子郵件的機會幾乎為零。 主題行是總結電子郵件原因的理想場所。 保持簡短、簡單和信息豐富。

以下是專業電子郵件主題行的一些示例：

- 申請[職位] – [您的姓名]
- 關於[日期]的會議
- 謝謝 - [職位] 面試 - [你的名字]
- 被[姓名]推薦討論[主題]

打招呼

撰寫專業電子郵件時，您可以做的最糟糕的事情之一就是沒有將其發送給特定的人。 想想看——如果你打開一封電子郵件，它以“親愛的銷售團隊”或“親愛的營銷機構”開頭，你會費心閱讀其餘的嗎？ 可能不是。 如果您沒有此人的姓名，您可以通過查看公司的 LinkedIn 頁面或致電公司的前台來找到它。

此外，在使用專業電子郵件向某人講話時，請避免使用“嘿”、“你好”和“嗨”。 堅持使用更正式的“親愛的”總是一個安全的選擇。

身體

大多數情況下，您只需要在專業電子郵件中使用三個簡短的段落。 有時，您可能需要更多信息來傳達整個信息，但越短越好。 您應該包括的三個段落是：

1. 簡介：簡要描述你是誰。
2. 你寫作的原因：保持重點。 如果您需要添加額外的細節並創建更多段落，請將它們分成幾個句子，以提高可讀性。
3. 謝謝：感謝收件人的時間並鼓勵他們做出回應。

閉幕式和簽名

有許多適當的方法可以關閉正式電子郵件。 最重要的是避免過於隨意。 關閉專業電子郵件的一些好方法包括：

- 真摯地
- 尊敬
- 最好的
- 謝謝
- 帶著讚賞

小心使用隨意的短語，例如：

- 愛
- 之後
- 總是
- 乾杯
- 再見

結束後，您應該包括您的電子郵件簽名。 它至少應包含您的姓名和電子郵件地址。 如果合適，您還應該提供您的電話號碼，以便收件人可以直接與您聯繫。 最重要的是，您可以包含指向您的 LinkedIn 個人資料的鏈接，以便輕鬆訪問有關您或您公司的信息。

## 專業電子郵件：正確電子郵件格式的模板

這是發送專業信息的最佳、最簡單的電子郵件格式：

主題行：簡短、簡單、中肯。 用幾句話概括您的電子郵件。

問候語： “親愛的 [First & Last Name]”或“Dear [Mr./Mrs. 姓]”

第一段：清晰直接。 在本段中，您應該介紹自己並說明發送電子郵件的原因。 無論您是在申請工作、詢問有關會議的問題，還是提供產品或服務，請在前幾句話中提及。

第二段：這部分應該更詳細地說明您的信息的原因。 如果您正在申請工作，請說明您可以為公司帶來哪些好處。 當你有問題時，問他們——不要胡說八道。 如果你在賣東西，直接描述你的產品或服務如何解決收件人的問題。

第三段：通過感謝收件人的時間和考慮來結束您的專業電子郵件。 保持禮貌和尊重，但不要表現得像他們是你最好的朋友，或者像你通過聯繫在幫他們一個大忙一樣。

結束語： “真誠/尊重/最好/等等。 [您的名字和姓氏]”

簽名： [您的名字和姓氏]/[您的電子郵件地址]/[您的電話號碼]（可選）/[您的 LinkedIn 個人資料 URL]（可選）

## 格式化專業的冷電子郵件：最佳實踐和示例

格式化和編寫專業的冷電子郵件遵循許多與典型商務信函相同的準則，但有一些細微差別。

讓我們看一下冷電子郵件的兩種最常見格式以及要遵循的最佳實踐：

AIDA 冷電子郵件格式

AIDA（注意力、興趣、慾望和行動）是冷電子郵件最強大的格式之一。 這是它的樣子：

問候語： “Hi [First Name]”（更隨意的問候語在冷電子郵件中很常見，但“Dear”幾乎總是用於正式場合，例如典型的商務電子郵件。）

第一段：與其在典型的商務電子郵件中介紹自己，不如從識別公司或個人可能面臨的產品或服務解決的問題開始。

第二段：簡要介紹您的產品並說明它如何解決他們的問題以及它可以為他們/他們的業務帶來哪些具體好處。

第三段：這裡包含一個簡短的、具體的號召性用語。 例如，“想了解 [產品] 如何提高您的 [投資回報率/潛在客戶/銷售/等]？ 讓我知道安排個性化演示的好時機。”

BAB 冷電子郵件格式

BAB（before,after,bridge）是另一種強大的格式，它利用動機的力量來觸發響應。 這是它的樣子：

問候語： “嗨 [名字]”

第一段：從一個有趣的問題開始。 例如，“如果您的公司增加 200% 的潛在客戶，您會做什麼？” 跟進來自您的一個（或多個）客戶的統計數據，這些數據顯示您的產品為他們帶來了好處。

第二段：向他們展示你上面提到的客戶在規模和行業上與你要聯繫的公司相似。

第三段：自信地說你可以幫助他們達到同樣的效果。 包括號召性用語以安排電話或演示。

尋找更多？ 看看這 17 個有效的電子郵件模板！

## 不要忘記跟進！

一旦您掌握瞭如何格式化電子郵件，下一個需要關注的重要領域就是您的後續電子郵件。 為什麼跟進您的冷電子郵件如此重要？ 看看這兩個銷售跟進統計數據：

- 60% 的顧客在購買前會說四次不。 然而，48% 的銷售人員甚至沒有進行一次後續嘗試。
- 70% 的銷售人員在收到一封電子郵件後停止聯繫，但如果您發送後續郵件，您有 25% 的機會得到回复。

如果您不確定從哪裡開始處理後續電子郵件，我們整理了這 14 個模板來幫助您進行銷售。

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