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# 週二 Technicalerts：簡化數字工作場所以避免信息過載

已發表: 2017-11-28
作者
藍色噴泉媒體
類別
數字趨勢

幾乎每個在辦公室工作的人都熟悉被日常任務和內部溝通需求所淹沒的感覺。 現代工作場所的大多數員工經常被電子郵件、會議請求、文本和即時消息淹沒——即使他們不在辦公室。 結果？ 我們都已成為專家級多任務處理者。 唯一的問題是，多任務處理一次又一次地被證明是完全無效的。 當我們同時處理多項任務時，我們的效率實際上遠低於我們將所有註意力集中在一項任務上時的效率，而且我們在工作過程中犯的錯誤更多。 當員工整天在電子郵件、Slack、FB Workplace、Basecamp 以及他們組織使用的任何其他項目管理軟件之間來回切換時，整個企業都會受到影響。 對於員工來說，在技術、應用程序和信息超載的時代，多任務處理似乎是唯一的生存之道。 但組織不應鼓勵這種行為，而應尋找簡化數字工作場所的方法。 簡化是提高員工注意力、生產力和工作滿意度的途徑。 以下是您可以幫助實現這一目標的四種方法。

## 簡化解決方案

簡化數字工作場所的第一步是精簡現有的解決方案。 在許多組織中，幾乎沒有對任何給定時間使用的所有平台和應用程序進行監督。 這意味著正在使用的平台數量以及管理每個平台生成的信息所需的時間可能很快變得難以管理。 如果您認為您的公司存在信息過載問題，那麼對員工需要與之交互的所有系統和平台進行清點是一個明智的起點。 此過程將幫助您識別冗餘技術並簡化您現有的解決方案。 一旦消除了具有重複目的的系統，您應該明確確定誰將負責監督所有正在使用的系統，並為獲取任何新技術或解決方案製定流程。

## 優先考慮可用性

即使在最好的情況下，也很難加入新軟件和工作流程。 無論對平台或技術進行了多麼仔細的審查，也無論為確保其合適而進行了多少研究，總會有一定程度的員工抵制。 大多數人不喜歡改變，這是一個普遍的真理，即使所討論的改變旨在改善他們的工作方式。 如果您要求員工採用的產品沒有直觀、用戶友好的界面，那麼入職培訓可能會成為一場徹頭徹尾的噩夢。 可用性是確定產品是否對您的團隊真正有用的關鍵因素。 當缺乏可用性時，員工會想方設法避免使用該平台或創建使其無用的變通辦法。 這可能會導致組織中團隊之間和團隊內部的溝通分裂。 在查看您的團隊當前使用的應用程序和平台時，請考慮其中是否有任何未得到充分利用，並努力了解為什麼會出現這種情況。 看看是否可以淘汰過時、笨重的產品，並用更現代、用戶友好的解決方案取而代之。

## 不要為了自己的利益而採用技術

如果您仔細觀察，您會發現市場上有一個平台或應用程序聲稱可以解決公司可能面臨的幾乎所有生產力問題。 這些產品的銷售宣傳通常非常有說服力，而且很容易發現自己相信只需一個新產品或應用程序就可以提高員工的工作效率或提高運營效率。 但很多時候，組織之所以迅速採用新技術僅僅是因為他們認為這是他們應該做的事情，而不是因為他們相信這些解決方案會改善運營。 為自己而採用新技術是一種保證方式，可以增加工作流程的注意力，並迫使員工在任何給定時間處理更多的信息流。 對組織中使用的內部系統的擴散要非常謹慎。 進行徹底的審查，以確保他們每個人都有一個清晰、可證明的目的，而不是簡單地為您的團隊增加更多的工作。

## 創造意識文化

將您的組織使用的工作場所應用程序和平台僅限於那些能夠增加價值的應用程序和平台是簡化數字工作場所的關鍵，但是可以對公司文化進行一些基本的改變，這也將有助於減少信息過載。 筆記本電腦、智能手機和視頻會議已經改變了我們的工作方式，讓我們幾乎可以從任何地方連接到我們的辦公室。 這些技術進步有很大的好處。 例如，它們允許公司為員工提供在家工作的能力，這意味著即使是地理位置相距遙遠的團隊也可以無縫連接。 但同樣的技術進步也促成了一種“永遠在線”的企業文化，在這種文化中，員工總是在工作，即使他們晚上和周末在家。 這種文化會很快導致員工倦怠和工作不堪重負的感覺——這兩者最終都會對生產力造成災難性的影響。 幸運的是，您可以採取一些措施來設定更好的基調，並創造一種更有成效、更和諧的公司文化。 要做到這一點，你的領導團隊必須致力於承認效率和工作效率，而不是員工提出的簡單的小時數。 您還可以幫助員工騰出更多時間花在實際工作上，而不是整天來回收發電子郵件。 例如，您可以製定有意識的電子郵件政策，要求員工認真對待他們發送的電子郵件數量以及他們選擇在每條消息上複製的對象。 同樣，您可以取締不必要的會議，並鼓勵管理人員對誰需要參加必要的會議進行選擇。
外賣
在尋求創建更高效的數字工作場所時，解決方案通常不是採用更多技術，而是簡化您已有的解決方案並優化您的可用性系統。 專注於富有成效的文化，而不是“忙碌”的文化，將有助於消除乾擾，為專注、有意義的工作騰出空間。
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洞察力

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