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# 您的數據衛生速成課程指南 - 2019 年更新

已發表: 2019-10-03

這是對最初於 2012 年 7 月 10 日發布的博客文章的更新。

無論您的營銷是基於印刷、數字還是兩者兼而有之，保持您的聯繫人列表是最新的是必須的。 營銷工具箱中最有價值的工具是您的聯繫人列表。 聯繫人列表或數據庫包含有關您向其推銷產品或服務的人群的大量信息。 上次更新貴公司的聯繫人列表是什麼時候？ 可能是時候執行一些基本的數據衛生了。

什麼是數據衛生？

數據衛生是審查數據以確保其盡可能準確的過程。 更具體地說，它指的是更新潛在客戶的聯繫信息，甚至根據需要刪除聯繫人的做法。 該列表可能由當前或過去的客戶、選擇加入您的營銷的潛在客戶、對您的產品或服務表示興趣的潛在客戶、購買了類似產品或服務的潛在客戶或適合您的客戶人口統計的潛在客戶組成。

儘管此列表非常有價值，但您必須記住，列表中的數據總是會隨著潛在客戶生活的變化而變化。 為了最大限度地發揮列表的潛力，您可以進行的最佳投資之一是執行定期數據衛生。 在直郵中，這可以包括查看您的潛在客戶最近是否搬家，以便您的直郵郵件正確交付，並且不會因為無法交付而退回。

為什麼數據衛生很重要？

出於多種原因，數據衛生很重要。 首先，讓潛在客戶的聯繫信息保持最新有助於避免營銷信息被發送到錯誤的地址（或電子郵件地址），從而節省您的業務時間和金錢。 執行數據衛生任務還有助於防止您的打印郵件被發送到不再存在的地址； 它還可以幫助您通過郵政服務獲得特殊折扣。

數據衛生實踐還可以確保您從列表中刪除已去世的潛在客戶。 這一點尤其重要，因為倖存的家庭成員以已故親人的名義收到郵件可能會令人沮喪。

##### 數據衛生允許您：

- 郵寄前驗證並更正地址
- 從您的列表中刪除重複的地址
- 有資格獲得 USPS 批量郵寄折扣
- 僅使用有效地址，最大限度地減少交貨延遲
- 消除寄往無法投遞地址的郵件

USPS 提供了許多工具和服務，您可以使用它們來查看、清理和更新您的郵件列表。

數據衛生最佳實踐

##### 全國地址變更數據庫

國家地址變更 (NCOA) 數據庫由美國郵政服務 (USPS) 開發，允許企業更新其記錄，以包括其列表成員的最準確地址信息。 NCOA 產品只能通過 USPS 獲得許可證，因此請聯繫您的直郵供應商以查看他們是否擁有許可證。

##### DPV/CASS

交付點驗證 (DVP) 和編碼準確性支持系統 (CASS) 是 USPS 還開發的用於提高地址數據質量的兩個工具。 DVP 是一種工具，可將列表中的地址與有效郵寄地址列表進行比較，並為無效的地址提供替換地址。 CASS 是一種認證工具，用於檢查提供地址更正的軟件的準確性。 軟件產品必須每年通過 USPS 認證。

##### 死者處理

營銷專業人士面臨的另一個挑戰是他們名單上的一些人的死亡。 雖然向死者發送直接郵件在經濟上沒有意義，但倖存的家庭成員以死者的名義接收直接郵件也可能非常不舒服。 有一些工具可以幫助您查看您的數據庫以刪除死者的姓名，並且根據您的人口統計，可能會帶來可觀的投資回報 (ROI)。

##### 數據追加到正確的數據

雖然前幾節中描述的地址更正將有助於您的整體交付能力，但您可能還會細分您的列表以針對您列表中的特定人口統計數據，或者您可能希望通過不同的媒介聯繫您的潛在客戶，例如電子郵件或社交媒體。 數據附加工具可以幫助驗證和/或更正人口統計數據或聯繫信息，以確保正確的信息以正確的方式到達正確的潛在客戶。

##### 合併/清除

如果您的公司有多個郵件列表，那麼執行合併/清除操作可能對您來說具有成本效益。 此操作的“合併”部分將所有郵件列表數據拉入一個列表，而“清除”部分刪除重複數據，其中同一個人可能已駐留在兩個列表中。 這將減少重複的郵件，並為您提供一個單一的、有凝聚力的工作清單。 走這條路還可以幫助減少可能浪費金錢和挫敗收件人的重複郵件，尤其是在直郵活動中。

合併/清除可以在不同程度上執行，包括個人、家庭和地址。 例如，一所大學可能希望為一個人清除多個列表，以消除重複郵件並降低打印和郵資成本。 但是，如果同一所大學的兩名校友已婚，那麼該大學將希望將他們的一些郵件限制為每戶一個普通郵件，但仍保留針對每個校友單獨針對特定主題的郵件的能力每個人。

##### 公寓追加

有時，公寓或子單元號碼未附加到地址文件，這可能導致郵件被遞送到錯誤的地址或根本沒有遞送。 公寓數據庫可用於將這些附加數據附加到不完整的地址中，以提高郵件的送達率。 該附錄主要用於住宅數據。

##### DMA 郵件偏好服務

郵件偏好服務 (MPS) 是由直銷協會 (DMA) 開發的一種工具，允許郵件客戶選擇加入“請勿郵寄”列表。 所有 DMA 成員公司都必鬚根據 MPS 列表過濾他們的郵件列表。 但是，選擇與公司聯繫的客戶即使已註冊 MPS，仍可能會收到郵件。

##### 監獄鎮壓

此操作會禁止列表中當前具有與州或聯邦監獄相關地址的潛在客戶。 這些潛在客戶一旦被重新安置到非監獄地址，就可以在以後恢復到活動狀態。

##### 專有地址變更

雖然 USPS 確實維護 NCOA 數據庫，但並不是每個人在搬家時都會向 USPS 提交地址變更信息。 專有地址更改 (PCOA) 工具從各種私人來源獲取數據，以擴充 NCOA 工具中提供的數據，從而提供更完整和準確的地址列表。 由於範圍有限，PCOA 應與 NCOA 一起使用。

案例分析

我們為一家位於加利福尼亞的醫療設備公司執行了數據清理，該公司擁有一個包含 802,896 條記錄的大型聯繫人數據庫。 因為我們的客戶針對的是老年人，所以我們特別關注刪除死者的記錄和更新地址信息。 我們首先通過死者抑製文件處理數據庫，產生了 35,630 個姓名，占文件總數的 4.44%。 接下來，我們通過 NCOA 處理文件。 在 802,896 條記錄中，有 118,570 條記錄或 14.77% 匹配。 108,976 留下了轉發地址，使我們能夠用更準確的地址信息更新公司的數據庫。 剩餘的 9,594 條記錄沒有留下轉發地址，導致它們無法投遞，因此這些記錄被隱藏。

數據衛生使我們的客戶能夠顯著提高其郵件的可傳遞性，並消除向已故聯繫人和無法投遞地址的郵件，從而顯著節省後續郵件的成本。

尋找數據衛生服務？

跟上您的聯繫人列表可能很耗時，因此許多成長中的企業選擇將這項工作外包給提供這些服務的數據衛生公司。 與數據衛生公司合作是一種很好的方式，可以讓您的聯繫人列表保持最新，同時騰出寶貴的時間和資源，這些時間和資源可以更好地用於發展您的品牌。

總之：

數據衛生是您的企業不應忽視的事情。 有很多選項和工具可幫助您保持聯繫人列表的最新狀態，包括：

- 國家地址變更數據庫 (NCOA)
- 死者處理服務
- 合併和清除以刪除重複項
- 禁止不郵寄個人

百齡壇也很自豪能夠提供滿足您需求的數據衛生服務。 立即聯繫我們，了解有關這些服務和其他服務的更多信息，這些服務可以幫助您提升品牌和聲譽。

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