如何比競爭對手更快地改善您的業務
已發表: 2022-01-27如果您像大多數企業主一樣經營公司，您可能會每三個月深入查看一次您的業務數據。 坦率地說，這不是一個糟糕的策略。 您有時間了解事情的進展，並且您不會在書本上花費太多時間。 至少你實際上是在看你的數字——這讓你遠遠領先於許多其他小企業主。
但是，每季度僅審查一次關鍵數字可能會限制您制定戰略和發展公司的機會。
如果您的公司每季度結賬一次，並且只查看每季度的業績，那麼您將很難快速適應和發展以適應業務中出現的情況。 那是因為你只是退後一步，審查你的戰略，每年四次糾正你的業務。
值得慶幸的是，有一個簡單的解決方案可以讓您的公司比您的競爭對手更靈活和敏捷。
1. 每個月審查你的商業計劃和財務策略
只需切換到每月財務和戰略審查流程，您每年就有 12 次發展和做出改變的機會，而不僅僅是 4 次。 因此，如果您正在考慮評估和改進公司的次數，與僅按季度查看指標的公司相比，每月目標提供的改進公司的機會是其三倍。
當然，要更頻繁地結賬並查看關鍵業務數據還有更多工作要做，但能夠調整業務戰略並為自己和團隊設定新目標的回報是無價的。
事實上，這就是我們在LivePlan的做法。 我們對公司的所有事情都有一個月度流程。 我們每月報告所有事情，每個人都有每月目標。 我們每年有 12 次時間來查看我們的數據，根據需要進行更改並優化我們的業務。
這對我們來說是一個巨大的好處。 隨著我們更多地了解我們的客戶、他們想要從我們的產品中得到什麼、哪些營銷活動有效，哪些無效，我們可以快速調整併做出改變。
至少，我們不會將時間和現金浪費在不起作用的程序上，從而節省了資金。 充其量，我們能夠對我們的產品和公司做出及時的改變，從而對我們的客戶產生積極影響，並避免出現問題。
2. 確定自動化和簡化流程的方法
在 LivePlan，我們使用一系列月度會議來審查我們的進度並設定新目標。
首先，我們召開高級經理會議，審查我們的整體財務業績和業務的其他關鍵指標。 我們討論了總體戰略以及有效和無效的高級事物。 重大項目也得到快速審查。 如果您需要復習應該查看哪些財務報表，請查看我們關於商業計劃財務的文章。
另外，公司內的每個團隊都會開會審查對其團隊至關重要的指標。 例如，客戶服務團隊會審核回复客戶問題所需的時間。 他們接電話的速度有多快？ 平均保持時間是多少？ 電子郵件的回复速度有多快？ 客戶如何評價我們的服務？
這些團隊會議不僅僅是回顧發生的事情，而是為下個月設定目標。 根據我們從上個月學到的知識，我們設定了要實現的新目標。
被稱為“回顧”的特別會議也很受歡迎，尤其是技術團隊。 這些會議都是關於流程改進的。 目標是回顧上個月完成的工作，並決定團隊可以提高效率的方式。
回顧都是關於解決進展順利的事情，並找出與進展不順利的項目相比，是什麼讓這些項目順利進行。 回顧會議結束後，團隊計劃在下個月對其流程進行一系列更改。
這聽起來像是很多會議，但有了重點議程，他們不必耗費大量時間——每次都花一個小時。 您將看到的好處將遠遠超過這些會議所花費的時間。
3. 定義您應該跟踪的關鍵數字
您應該查看的關鍵數字很可能特定於您的業務，但這裡有一些所有企業都應該監控的重要數字，以及一些可以幫助您找出可能要跟踪的其他指標的建議.
當然，這很明顯。 但是，請確保您不只是查看整體銷售數字，而是深入研究各個產品線或銷售渠道。 在這個整體銷售數字中，您可能會發現某些產品的一些重大變化。
也許一種產品在上升，而另一種則下降。 這可能會使您的整體銷售數字看起來不錯且穩定，但它隱藏了重大成功和潛在的大問題。
確保花時間將實際收入與銷售預測進行比較。 你比你的計劃做得更好還是更糟？ 為什麼？ 提出這些問題將有助於指導您的業務戰略並發現潛在的增長領域。
同樣，不要只關注總體費用。 查看詳細信息以確定您是否應該對預算進行任何更改。 同樣，將您的實際支出與預算進行比較將突出顯示您超支並可能需要放慢速度的地方，或者您沒有按計劃花費的地方。
可能是您最重要的指標。 沒有現金，您就無法經營業務。 即使您盈利，您也可能現金短缺，因此密切關注這個數字至關重要。 如果您需要快速復習，我們會詳細解釋現金和利潤之間的區別。
根據您經營的業務類型，以下是您可能會查看的其他數字的一些建議：
- 您網站的訪問者
- 您接聽或撥打的銷售電話
- 您提供給潛在客戶的報價
- 您參加的客戶會議
- 新線索
- 已發送潛在客戶電子郵件
無論您選擇衡量什麼，請確保您跟踪該數字，並且該數字可以告訴您您在業務中的表現如何。
一個好的經驗法則是：如果您跟踪的數字上升或下降，您會改變您的業務策略嗎？
如果您不會根據您正在跟踪的指標對您的業務進行更改，請不要跟踪該指標。 僅跟踪您將用於對您的業務進行真正更改的關鍵數字。
4. 調整和準備預測
你的每月回顧過程的一部分應該用來向前看。 您需要從當前結果中獲取洞察力，並使用它們來預測您的銷售額、成本和其他任何後果。 然後在下一次審查會議上，您可以對照實際結果檢查這些預測，以了解您的表現如何。
制定預測不僅可以為您的業務準備路線圖，還有助於告知您設定的目標。 您正在回答有關銷售預期、客戶興趣以及您預計在接下來的一周、一個月、一年甚至五年內的許多其他因素的問題。 但成功使用您的預測的關鍵是根據您的業務實際執行情況積極調整它們。
定期執行此操作可確保您對未來不會感到驚訝。 相反，由於您所做的調整，您的預測更加準確和完善。 如果您在 2 個月內表現不佳並且錯過了預計的銷售數字，您就可以考慮到這一點，並且現在對今年剩餘時間有一個現實的預期。 您還知道，根據您業務的健康狀況，有一些因素會影響您的盈利能力，現在有一種有效的方法來找出那是什麼。
5. 使關鍵結果和目標隨時可用
當您對目標、可跟踪指標和預測進行調整時，您能做的最好的事情就是對您的團隊保持透明。 儘早讓他們討論他們所看到的內容，以及他們是否對您的業務超出或低於預期有任何見解。 有人可能會看到生產力、溝通或您忽略的許多其他因素方面的差距。
如果你是一個小團隊，那麼包容就容易多了。 隨著您的成長，讓每個人都參與進來可能會變得更加困難。 但是，通過轉向每月審查流程，可以更輕鬆地管理和解決任何問題、疑慮或困難，以免它們對您的業務造成損害。
改善您的業務是一個持續的過程
為了改善您的業務並擊敗競爭對手，您需要更頻繁地查看您的結果。 同時，您需要有效地執行此操作，並在每次審核後展望您應該採取的後續步驟。 如果您發現在每次審核時難以更新和管理財務文件，我們有大量免費的計劃資源可幫助您保持一切正常，包括：
- 商業計劃書模板
- 損益模板
- 現金流量模板
- 銷售預測模板
但是，如果直接維護每個文檔和電子表格的想法讓您擔心，我們建議您查看LivePlan 。 LivePlan 將您的所有計劃文檔保存在一個地方，您可以通過一個簡單的儀表板輕鬆地進行調整、測試多個預測方案並積極審查您的業務當前的健康狀況。
無論您選擇哪個選項，只要知道審查您的業務計劃和財務狀況都需要時間才能做到正確。 你做的越頻繁，你的指標和例程越多，它就越容易。 你只需要邁出每月做的第一步。
編者註：本文最初於 2019 年發表，並於 2020 年更新。