如何在 2022 年將您的團隊轉變為遠程工作
已發表: 2022-01-27如果您是虛擬團隊的一員、目前正在管理或必須建立一個虛擬團隊，您可能想知道哪種方法最適合您。 這可能是一個艱難的調整，尤其是當您習慣於與同事進行日常面對面互動時。 但是，一旦您克服了在線工作的最初挑戰，就可以為您的新情況帶來明顯的短期和長期利益。
通過了解您將面臨的情況以及如何進行最佳調整，您可以更好地為您的團隊服務，並製定利用遠程工作積極方面的長期戰略。
遠程工作有哪些困難？
在危機期間轉移到完全遠程團隊的最困難的部分可能是缺乏進入過渡的計劃。 如果您是經理或企業主，除了維護業務、調整預測和審查預算之外，您可能還必須即時制定或調整遠程指導方針和溝通實踐。 但是，通過了解團隊中每個人現在可能面臨的共同挑戰，您可以更好地為自己和同事做好準備，以取得成功。
面對面的會議通常被認為是理所當然的，如果結構不當，甚至會被視為浪費時間。 當您的團隊完全遠程時，這一切都會改變。 員工可能會因缺乏互動和直接的管理支持而氣餒。 領導層也可能會擔心生產力缺乏透明度。 您通常不會意識到與隊友互動或親自開會是多麼有益，直到您無法使用。
源於上一個問題，如果不及早解決，員工之間缺乏直接溝通可能會成為一個問題。 在辦公室，從同事那裡獲取信息就像走在他們的辦公桌旁或安排一次快速會議一樣簡單。 遠程，這種典型的快速對話可能會變成一座需要攀登的山。
由於遠程員工之間缺乏社交意識，這個問題變得更加複雜。 如果你不考慮情感因素，你的團隊可能會從難以置信的協作轉變為難以置信的疏遠。
缺少社交互動的另一個方面是可以接管的孤獨感。 去年尤其如此，大多數員工都（並且可能會繼續）在家中被隔離。 如果沒有明確的方向和有目的的在線互動，您的員工可能會對在公司內工作感到不那麼重視和興奮。 對於性格外向的員工來說，如果找不到合適的替代品，這種孤立感甚至會導致抑鬱或其他與心理健康相關的問題。
在家工作意味著您一天中的分心事比平時多。 定義與您在辦公室的能力相匹配的在家工作的工作空間和方法可能非常困難。 對於父母和寵物主人來說，他們現在不得不在工作與意外且耗時的責任之間取得平衡。
作為經理或所有者，您能做的最好的事情就是了解這些分心一開始是正常的。 通過提供支持並明確概述目標和期望，員工將更有可能排除乾擾並找到理想的工作環境。
工作和家庭之間缺乏障礙也可能導致過度工作和倦怠。 當遠程員工無法將工作生活與家庭生活分開時，他們很容易陷入不健康的工作習慣。 你能做的最好的事情就是繼續鼓勵健康的生活，定期休息，不時停止工作。 是的，遠程工作對某些員工來說可能意味著奇怪的工作時間，但這並不意味著他們需要一直工作。
去遠程有什麼好處？
與遠程相關的挑戰可能是壓倒性的，但如果管理得當，可以實現潛在的好處。
在危機中，如果您無法通過削減成本的努力和貸款來最大限度地降低現金消耗率並擴大跑道，那麼裁員的可能性是一個不幸的現實。 從長遠來看，您知道留住員工更具成本效益，但根據您當前的財務狀況，這似乎是不可能的。
隨著您的團隊在線，您可以專注於削減維持員工隊伍所需的辦公室成本以及公司支付的差旅費、膳食和其他雜項成本。 此外，待在家裡可以最大限度地減少員工的個人開支，從而更容易實施短期減薪。 進行這些調整不僅可以挽救每個人的工作，還可以確保您的員工在整個過程中保持財務穩定，即使減少。
當您在線工作時，無論他們的郵政編碼如何，您都可以接觸到有才華的人。 無論您的員工住在哪裡（只要他們可以訪問互聯網），基於家庭的企業都可以繼續出色的工作。
這也允許在您所在地區之外進行更多的外展和招聘人才，而無需他們搬到您那裡。 無需搬家、為孩子尋找新學校或忍受日常通勤，您將吸引希望成為熱愛自己工作的團隊的一員的員工。
除了能夠僱用新員工外，在家工作還可以讓您當前的員工自由和靈活，最終幫助他們節省育兒、旅行和其他費用。
除人工成本外，傳統業務最大的運營費用之一是辦公室租金和相關間接費用。 如果您是一家全球企業，毫無疑問您也會感受到旅行和住宿成本上漲的痛苦。
當然，做出虛擬化的決定可能意味著對協作和通信軟件的初始投資。 但是，當您將其與傳統業務成本進行權衡時，它是值得的。
雖然在最初的過渡期間生產力下降是一個問題，但後來提高生產力的潛力遠遠彌補了這一問題。 不必忍受每天通勤到實體工作場所對許多工人來說是一大優勢，而且這種好處延伸到整個企業。 如果您考慮到美國的平均通勤時間超過 25 分鐘，那麼每天可能會節省大量時間。 您的員工可以專注於重要任務，而不是坐在高峰時段的車流中。
如何將您的團隊轉變為遠程工作
現在您知道通過遠程工作將面臨的潛在問題和好處。 考慮到這些，您可以通過以下方式有效地建立新的遠程團隊以取得成功。
實際上，實施遠程工作是過渡中最具挑戰性的方面之一。 並非每個角色都非常適合它，一些員工沒有很好的在家工作環境，並且初始表現可能會受到影響。 為了幫助了解建立遠程工作系統的初始復雜性，請務必提前與您的團隊交談。
概述您預計遠程辦公的職位以及您是否預見到任何職位仍留任。 簡要說明您期望溝通如何進行、項目管理將是什麼樣子以及是否有機會進行混合工作。 一旦您制定了初始流程，就該向您的團隊尋求反饋了。
詢問他們遠程工作的舒適度，他們可能有什麼顧慮，以及您是否可以提供任何東西來幫助他們過渡。 一定要在這個階段建立期望，直接說明健康的工作與生活平衡。 您可以根據每個員工的情況鼓勵靈活性，並幫助他們避免感覺需要 24/7 全天候工作。
讓您的團隊遠程工作將是一個持續的過程。 儘早設定期望並參與定期反饋循環將有助於簡化流程。 但是，您還需要探索未來的溝通方式。
不幸的是，您在進行遠程操作時會失去很多與員工和同事的直接聯繫。 不再有快速的側邊欄、早上喝咖啡聊天的機會，或者跑到某人的辦公桌前提問的能力。 缺乏定期溝通會極大地影響生產力，導致孤立感，甚至使項目脫軌。
因此，正如您概述期望一樣，您需要建立溝通指南。 在團隊和員工之間建立更定期的接觸基地。 這些可以是簡短的非正式會議，旨在推動討論和檢查當天或一周的進展情況。 隨著時間的推移，隨著您的團隊變得更加習慣，您可以尋找機會取消其中一些會議。
此外，您希望確保您的團隊擁有正確的數字通信工具並正確使用它們。 像 Slack 這樣的即時消息系統非常適合快速提問、想法線程和故障排除。 對於應該通過電子郵件傳達或設置為項目管理系統中的里程碑的冗長項目更新來說，這不是很好。
查看您當前使用的工具以及如何使用它們。 探索您的通信管道中是否缺少任何內容，以及信息在哪些地方漏掉了。 如有必要，記錄可用的內容以及如何使用它以使員工（尤其是新員工）更容易參考。
將面對面的成功轉化為遠程成功可能很困難。 如果您習慣於與辦公時間、接聽電話數量或其他老派因素相關的生產力，則尤其如此。 進行遠程操作時，您需要將注意力轉移到項目和解決方案里程碑上。
這是一種解決方案思維模式，可幫助您更好地專注於實現目標並推動員工和業務增長。 這些指標通常可以直接與收入、轉化或其他貨幣因素相關聯。 這些不僅允許更大的靈活性，而且還鼓勵員工專注於實現特定目標最重要的事情。
採用這樣的成功指標還可以幫助您更好地衡量績效。 您可以專注於工作質量、準確性以及對項目和里程碑的一般貢獻。 這使您和您的員工可以更輕鬆地跟踪和衡量績效，幫助消除不那麼積極的意外。
我們提到了對通信工具的需求，但您還需要考慮其他投資。 一個可靠的視頻聊天平台應該是您首先考慮的事情。 雖然它無法複製在同一個房間裡的感覺，但能夠在聽覺和視覺上實時與某人互動是非常有益的。 它確保員工仍然保持和加強關係，甚至可以幫助緩解您曾經擁有的缺乏飲水機的時刻。
您還需要考慮您和您的團隊的整體安全性。 確保您擁有適用於公司筆記本電腦的防病毒軟件、用於加密敏感互聯網流量的遠程 VPN，甚至還有密碼管理系統。 您還需要確保擁有一個雲存儲解決方案，例如 Google Drive 或 Box，以確保文檔和數據的安全。
最後，您可能需要探索其他面對面元素的虛擬解決方案。 例如，可能需要一個基於雲的 HR 平台來維護休假、保險和跟踪考勤卡。 此外，一些員工可能需要特定的硬件，如顯示器或鍵盤，才能繼續正確地完成工作。 請務必保持您建立的溝通，並在必要時幫助提供解決方案。
最後，由於每個人都偏遠，對透明度的需求變得更加重要。 員工需要了解公司的情況、其他部門的工作情況以及是否/何時可以再次探索混合或面對面環境。 這可以通過定期的一對一、全公司會議，甚至涵蓋公司更新的套牌的混合來完成。
測試並確定最適合您和您的團隊的方法。 您可能會在每週或每月的視頻通話中發現價值，該視頻通話涵蓋財務、事件和其他常規元素。 或者，可能定期更新的 PowerPoint 或涵蓋這些相同主題的文檔就足夠了。 繼續傾聽您的員工，獲取反饋並微調不起作用的元素。
遠程工作成功案例
由於我們自己在 Palo Alto Software 的團隊今年已過渡到遠程工作，因此我們已經實施了本文中提到的許多通信實踐。 即使是一年，我們仍然每天都面臨著新的挑戰。 但是，增加溝通渠道的數量、設置定期會議時間以及每週以遠程歡樂時光結束，這有助於我們的團隊保持高效，開闢新的合作機會，並讓社交距離不再那麼孤單。
雖然我們的調整仍在進行中，但這裡有一些成功公司的例子，這些公司是在考慮遠程工作的情況下成立的。
Help Scout 是一家成功的公司，因為它致力於虛擬工作環境，而不是儘管如此。
總部位於波士頓的幫助台軟件公司的聯合創始人尼克·弗朗西斯 (Nick Francis) 在一篇博客文章中寫道，該公司如何圍繞遠程工作建立其文化。 他說，“全力以赴”並避開傳統辦公環境的決定是為了在招聘員工時確保文化契合。 對他來說，採用混合工作模式不是一種選擇，因為正如他所寫的那樣，“嘗試對兩者進行優化可能會導致遠程員工感覺像二等公民。”
Help Scout 對虛擬團隊的方法可能看起來很極端，但它對他們有效。 甚至“關於”頁面也展示了他們基於人才、技能和多元化視角來招聘團隊成員的承諾，而不僅僅是地理位置。
另一個分佈在全球的團隊是 Zapier，這是一家提供網絡自動化應用程序的初創公司。 聯合創始人兼首席執行官韋德·福斯特 (Wade Foster) 撰寫了一份完整的文件，介紹了公司如何作為遠程團隊成功運作。 他們成功的秘訣是什麼？ 團隊、工具和流程。 與 Help Scout 一樣，Zapier 僱用願意並有能力遠程工作的團隊成員。 如果潛在的員工寫得好並且有上進心，那是一個好的開始。 難以信任他人或需要持續的社交互動？ 不太好。
Zapier 使用基於 Web 的工具和流程來保持井井有條並保持員工的參與度。 他們每週舉行一次團隊會議——或“聚會”——和每月一次的一對一，讓每個團隊成員都有機會提出疑慮並定期提供反饋。
遠程團隊會長期為您工作嗎？
遠程工作並不適合所有人，但正如您所見，許多公司在這種類型的工作環境中茁壯成長。 即使您的業務由於當前的全球環境而被迫轉移到遠程，一旦您認識到——就像集中式團隊一樣——將面臨挑戰，您就可以克服它們。
積極主動，傾聽團隊的挑戰，應對挑戰，並以只有遠程團隊才有可能實現的方式尋找發展空間，最終將讓您的業務在這場大流行期間及以後保持正常運轉。 您甚至可能會發現您的公司可以將其作為長期戰略的一部分採用的特定優勢。
保持開放的心態，不要讓突然過渡的挫敗感消除了長期增長的機會。 嘗試接受完全在線工作的想法，支持您的團隊並專注於您的新情況可以提供的潛在好處。
編者按：本文最初發表於 2019 年，更新至 2021 年。