如何（以及為什麼）使用業務儀表板來改進關鍵結果
已發表: 2022-01-27我喜歡與企業家交談，並且喜歡練習詢問他們認為在他們的公司中哪些指標最值得關注。 令人驚訝的是，我經常聽到：“我只關注商業銀行賬戶，以確保那裡有錢。”
有趣和不幸的是，你的銀行餘額實際上只能告訴你一件事——你在銀行里有多少現金。
但是，您需要了解的有關公司的所有其他信息呢？ 你知道你的產品是否有利可圖嗎？ 你在營銷上的花費是否足夠？ 您知道未來幾個月是否會出現現金危機嗎？
如果您不這樣做，那麼我想分享一個對於成長中的企業來說最重要的工具之一。 一個可以告訴您公司其他故事的工具。 業務儀表板。
什麼是業務儀表板？
業務儀表板是最重要的業務指標的簡單單頁圖形顯示。 它是一種信息管理工具，用於跟踪您的業務、部門和項目的 KPI（關鍵績效指標）、核心指標和任何其他相關數據點。 它旨在幫助您可視化可隨時引用的複雜銷售和費用數據集。 無需提取報告或進行計算。
為什麼要創建業務儀表板？
一個好的業務儀表板很像您汽車中的儀表板。 在您駕駛時，您的汽車儀表板可讓您實時了解您需要了解的最重要數據，例如您的行駛速度、發動機溫度是否正常以及您還剩多少燃料。
如果您只看公司的銀行餘額，這很像在開車時只看“檢查引擎”燈，而完全忽略了車速表和油量表。 也許您會知道自己沒有立即處於危險之中，但您錯過了許多其他重要信息，這可能會給您帶來麻煩。
這就是為什麼一個好的業務儀表板（也稱為“財務儀表板”）對於成長中的企業如此重要。 一個讓您感覺舒適的簡單儀表板將幫助您同時關注幾個關鍵指標，這樣您就可以專注於有效地指導您的公司。
構建和使用財務儀表板並不一定很複雜——事實上，最好的儀表板是最容易設置和閱讀的。 以下是使用業務儀表板將幫助您的業務蓬勃發展的八大理由，然後我將分享一些構建儀表板的技巧。
這是我們在 Palo Alto Software 的一項統計數據：定期檢查其數字的企業增長的可能性增加了 30%。
儘管如此，毫無疑問，在日常經營公司的匆忙中，要擠出時間並不總是那麼容易。 但是，如果您有一個簡潔的圖形儀表板來顯示關鍵指標，那麼簽到只需 15 分鐘！ 您可以通過在銀行排隊或與您的財務顧問喝咖啡來完成它。
使用數據簽入越簡單，就越容易適應繁忙的日程安排，而且完成工作的頻率也越高。 就像保持良好的飲食習慣和定期鍛煉一樣，一旦養成習慣，就很容易上癮。 我保證一個好的儀表板會讓你養成這種習慣。
我們公司經常談論的另一個想法是：只有知道成功是什麼樣子，你才能成功。 作為所有者、首席執行官或其他類型的經理，您可能了解您的企業的成功是什麼。 您甚至可能已經在考慮成功和成長的情況下建立了目標和基準。
這一切都很好，但是您的團隊知道成功是什麼樣的嗎？ 畢竟，發展業務就是設定目標，然後跟踪您實現這些目標的進度。 如果他們不了解這些目標是什麼，以及他們需要分析和跟踪哪些指標，他們怎麼可能幫助您的企業取得成功？
當您設置財務儀表板時，現在是與您的團隊一起審查您的業務目標的好時機。 如果每個人都按照相同的成功定義行事，那麼您的整個團隊就有能力在公司的各個角色中做出更好的業務決策。 而且您不必教整個團隊如何閱讀財務報表來實現該目標！
讓他們訪問財務儀表板是我所知道的提供透明度和更快前進的最簡單方法之一。
一個好的財務儀表板應該比較兩個關鍵的數據流：
- 您的實際、實時性能數據
- 您的商業計劃預測
這個對比很強大。 畢竟，沒有上下文的財務數據並不能真正告訴你太多。 你的預測代表了你希望完成的事情——本質上，它告訴你成功的樣子。 然後，您的實際數據會告訴您是否成功實現了這些目標。 使用 LivePlan 之類的工具，您甚至可以自動化更新預測的過程。
順便說一句，如果您還沒有為您的業務制定預測，那麼現在是時候這樣做了。 在這裡將戰略預測與典型的年度預算流程區分開來很重要。 當您為您的業務構建儀表板並設置要達到的收入目標時，您正在構建戰略預測。 年度預算有所不同——更多的是關於設定支出界限。
兩者都很重要，但請記住：您的預測定義了成功的樣子。
如果所有這些關於預測的討論看起來有點嚇人，請考慮與會計師或戰略顧問合作。 我們有一個認證顧問目錄，他們可以幫助預測和設置您的業務儀表板。
如果我們中的許多企業家有一個共同點，那就是我們沒有因為對電子表格和財務報告的熱愛而開展業務。
這完全沒問題，因為事實證明，圖表和圖形比數字更容易解釋。 想要一個例子嗎？
下面的兩張圖片代表相同的數據：假設這些是貴公司的總體成本和費用。 哪張圖片更容易看出前三名是什麼？
圖形展示是偉大的故事講述者。 它們會立即顯示簡單電子表格無法顯示的相對差異和趨勢。 他們幫助您了解前進的方向並鼓勵您提出問題。
這直接導致了我的下一點……
當圖表可以準確地向您顯示您的業務未達到其目標的地方時，您會發現探索事情發展的原因很容易也很自然。 這些數據可以幫助您找到故事的其餘部分。
這是一個很好的例子——再一次，假設這個儀表板圖表適用於您的公司。 它顯示了與您在 6 個月期間的預測相比的實際收入：
這是某種季節性波動嗎？ 好吧，我們可以在頁面頂部看到另外兩個提供更多故事的指標。 您的實際收入與前六個月一樣正常，實際上比去年這個時候高出 8%。
所以這不是季節性的，因為去年這個時候沒有發生同樣的下降。 銷售額的下降顯然是最近的趨勢。 有了這些信息，您就可以開始在您的操作中尋找可能的原因。 您最近是否更改了定價？ 是否有新的競爭對手進入您的市場？ 在過去的幾個月裡，您的營銷支出是否有所下降？
數據向您顯示問題出在哪裡，然後您就可以輕鬆找到要問的正確問題。 在電子表格中盯著數以千計的單元格數據時，要做到這一點要困難得多。
揭開數字背後的故事對於了解您的業務如何發展至關重要，無論消息是好是壞。 例如，如果您超出預期，並且比去年同期做得更好，那麼也許可以從您最近的營銷活動中吸取教訓。 如果你的表現不如計劃的那麼好，為什麼？ 未來你能做些什麼不同的事情？
如果您定期查看財務狀況，您還可以實時調整預測。 有時，您在創業時制定的目標在後來變得不太現實。 有時，您會遇到一個很好的問題，即發現自己一直在粉碎最初的目標，是時候實現一些更激進的目標了。
正如我之前提到的，可悲的現實是沒有足夠的企業家定期審查他們的關鍵業務數字，更不用說擁有業務儀表板了。 當您將一個可靠的儀表板放在一起時，您就有機會從人群中脫穎而出，尤其是與您的顧問和團隊成員一起。
不僅提供來自您的會計系統的相同的舊財務報告，還提供一個可視化儀表板，以激發一些小組講故事 - 也就是說，關於如何改善業務的對話。
不僅如此，如果您使用儀表板定期修改策略，那麼您將比競爭對手更快地轉向更成功的策略。 您可以在此處閱讀有關此概念的更多信息。
這是使您的公司與眾不同的另一種方法：使用您的儀表板給您的董事會和投資者留下深刻印象。 他們會要求您提供月度報告。 相反，您可以提前組合一個財務儀表板。 在他們詢問之前，這將為他們提供一個豐富、易於理解的關於貴公司如何運作的描述。
相信我，這將使您的公司超越其他公司，與這些關鍵顧問建立牢固的信任基礎，並幫助您在未來培養更多機會。 不僅如此，您的數據的可視化呈現將鼓勵更豐富、更有價值的關於您公司發展方向的討論。
最重要的是，如果您使用 LivePlan 等在線工具構建儀表板，您的董事會和投資者將能夠隨時登錄並查看您的表現。
如果您嘗試使用手動報告來跟踪您的業務，則可能需要大量時間。 您犯錯誤的可能性更大，在輸入數據以供審查的基礎上增加了額外的時間。 另外，如果需要花費大量精力來定位和格式化數據，那麼報告很有可能根本無法完成。
但是，如果您可以自動化您的財務儀表板，以便直接從您的會計系統導入數據，那麼您每月將節省無數小時並在需要時獲取所需的信息。 如果您要構建或購買儀表板，請確保它盡可能自動化。
如何建立自己的財務儀表板
希望現在您對使用財務儀表板的可能性感到興奮。 建造一個似乎是一個令人生畏的過程，但並非必須如此。
無論您使用 Excel 還是 LivePlan 等在線儀表板工具，這裡有一些提示可以幫助您入門。
當您為您的企業設置財務儀表板時，第一步是選擇您要監控的績效指標。
每個企業都應該跟踪其現金、收入、支出和利潤。 除此之外，您還需要選擇一組對您的業務至關重要的附加指標。 其中一些您將每天查看，而其他一些則不那麼頻繁。
12 到 15 個關鍵性能指標是一個很好的目標。 如果現在感覺很嚇人，請不要擔心。 想出一些，你以後可以隨時添加更多。
這是決定是否在儀表板中包含指標的一個很好的規則：如果您不會根據該指標做出業務決策，那麼您可能不需要跟踪它。 我們在這裡提供了一些關於選擇關鍵指標的建議。
知道要跟踪的內容後，為每個指標設定目標。 根據您測量的內容，您可能每個月都有一個固定的目標，或者您可能在不同的月份有不同的目標。 請記住，您已經通過構建預測完成了總體目標設定工作。
現在，您可以使用該預測來幫助您為這些單獨的指標制定更具體的目標。 例如，您是否計劃每月增加銷售額？ 然後，您可以為每個月獲得的新客戶數量或每個季度每個客戶的平均銷售額設定一些目標。
這種更有針對性的目標設定是讓您的團隊齊心協力的另一個機會。 一起努力實現您的目標可能是一個很好的練習，這樣每個人都會對目標以及您如何實現目標感到所有權。
不要推遲啟動儀表板，因為它沒有您想要的詳細，或者您還不太了解所有指標。 開始跟踪比從一開始就完美跟踪更重要。
嘗試簡單地從試點計劃開始。 選擇一小組最重要的指標，並僅跟踪這些指標。 請注意能夠實時查看這些指標如何影響您的業務。 之後，一旦你牢固地建立了你的習慣，你就可以擴展你跟踪的內容以及跟踪它的方式。
正如我之前提到的，使用在線儀表板工具，您可以通過授予他們登錄訪問權限來立即與他人共享您的數據。 但在某些情況下，打印儀表板報告以共享或下載 PDF 文件可能會很方便。 想想您可能經常需要的輸出類型，並確保您使用的儀表板解決方案能夠提供它們。
這裡的關鍵是儀表板應該更容易跟踪您的業務最重要的指標。 審查您的財務狀況應該很簡單，這樣您就可以花更多時間制定戰略和策略來幫助您的業務增長，而減少處理數字的時間。
當您開始使用儀表板時，您可能會開始意識到並非每個指標、設置和報告都正是您所需要的。 就像您的預測一樣，您應該尋找機會測試新的指標集成並評估您和您的團隊是否真的關心結果。 使用儀表板，您可以隨時主動調整和更新呈現的內容。
例如，也許您最初選擇逐月跟踪廣泛級別的費用。 但是當您回顧時，您開始意識到您正在花費更多時間重新查看您的費用報告以按部門查看它們。 無需繼續此過程，您只需調整儀表板報告以更詳細地顯示您的費用數據。
另一方面，您的銷售報告可能過於細化，難以從廣泛的層面看待您的業績。 也許您需要簡單地創建一個單獨的儀表板視圖，以深入了解您的銷售數字，同時簡化您的一般報告。
隨著時間的推移評估和完善您的報告。 一些儀表板視圖在您的業務早期可能是必需的，但隨著您的成長和穩定，它們就會變得多餘。 不要害怕進行調整，並記住儀表板旨在成為您業務的工具，因此請相應地進行調整。
使用儀表板掌握您的業務
利用業務儀表板可以為您提供指導和發展業務所需的工具。 它可以整合各種複雜的數據，並將其轉化為易於理解的報告，以便您衡量業務的健康狀況。 使用正確的手動構建或軟件，您可以直接從儀表板深入了解您的財務報表。
這可確保您始終掌握業務績效，並能夠在必要時進行調整。
編者按：本文最初發表於 2015 年，更新於 2021 年。