我們如何度過經濟衰退，成為以訂閱為導向的企業，並保持正現金流
已發表: 2022-01-26每天，世界各地的企業主都在做出重要決定：投資新的營銷軟件、添加新產品和服務、決定僱用新員工、專注於獲得新工作——以及忘記收取逾期款項。
真正的問題是：他們如何做出這些決定，尤其是當結果可能顯著影響企業的健康時？
當您考慮到每 10 家企業中只有 3 家能夠存活超過 10 年時，您就會開始意識到，經營一家成功的企業需要戰略、專注和知識，而不僅僅是指指點點並希望最好。
為了詳細了解企業主如何做出決策，尤其是在艱難時期，我們採訪了 Palo Alto Software 的首席執行官 Sabrina Parsons。
在這次採訪中，您將了解更多關於 Palo Alto Software 自身的掙扎； 關於我們的旗艦產品 LivePlan 是如何誕生的； 以及我們如何做出影響底線的決策。 您還將（希望）很好地了解您需要做什麼才能做出明智的明智決策。
Palo Alto Software 是否曾經歷過艱難的財務時期？
2007 年 4 月，就在“大衰退”之前，我接手了 Palo Alto Software。 從經濟角度來看，這是一個非常困難的時期。 隨著我們進入 2008 年——當經濟真正開始崩潰時——我們的轉化率下降了。 人們只是不買。
你是如何度過這些艱難時期的？
我們一直是一家有計劃的公司——因為這是我們產品的重點——而且我們總是每月召開一次商業計劃審查會議，我們會查看我們的計劃與實際情況。
但我們的審查是一個繁瑣的過程。 我們必須從我們的會計軟件和計劃軟件中導出數字以獲得正確的數據； 我們不僅想分析我們的表現，還想分析我們計劃做的事情——我們的預測——以準確了解我們所處的位置。
如果我們做得比計劃好，我們可以深入挖掘並找出原因，這樣我們就可以重現成功。 如果我們做得比計劃的差，我們還可以深入研究這些差異，並找出如何以非常具體和有意識的方式做出改變。
但是獲取這些數據的過程效率很低，並且需要在 Excel 中進行大量操作——更不用說重複數據輸入了。
沒有真正可用的工具可以使流程自動化，或者使我們能夠像我們想要的那樣靈活和具有戰略意義。 除了查看發生了什麼，我們還想創建預測場景以了解我們的戰略選擇。 我們希望能夠理解：
- 如果轉化率下降會怎樣？ 這對我們的收入有什麼影響？
- 如果我們可以擴大潛在客戶漏斗並增加每位客戶的平均收入怎麼辦？
- 我們可以在哪裡削減成本？
- 在經濟不景氣的情況下，我們如何才能最大限度地提高利潤並最大限度地減少開支以保持健康？
您應該始終知道您的數字，但是當形勢變得艱難時，在不了解和跟踪您的財務狀況的情況下嘗試經營業務是不可原諒的。
我們創建了多個預測場景，並尋找削減成本的機會，以便我們可以讓人們參與進來。 我們知道，如果我們解雇了一群人，那麼當經濟復甦時，我們就會被拋在後面。
如果我們減少員工，我們知道當情況好轉時，我們將不得不花費更多的金錢和時間來尋找新員工。 我們不想因為人手不足而落後。 找到削減開支以節省我們的員工的費用原來是我們在經濟衰退中倖存下來並在走出衰退後蓬勃發展的關鍵原因。
當我們面對這個困難的經濟時，我們發現我們需要更好的工具來更好地進行業務管理。
這就是LivePlan的想法誕生的時候。
我們已經知道我們需要從開發 Windows 軟件轉向構建在線產品，並且我們看到了幫助其他小型企業擺脫生存困境、發展壯大的機會。 如果我們可以改變一小部分企業的企業生存率，我們真的可以為企業家帶來改變。
應對真正艱難時期的唯一方法是了解您的決定對財務的影響。 因為你倒閉的唯一原因是你沒錢了。 你的現金用完了。 你欠人家錢。 你破產了。 你失敗了。
儘管失敗的原因可能與營銷、實施、供應變化、履行或僅僅是整體經濟放緩有關，但證據就是數字。
如果您可以管理這些數字並了解較低的銷售額將對您的成本結構產生什麼影響，或者如果您了解可以在不影響核心業務的情況下變得更精簡的領域，那麼您將能夠度過艱難時期。
您將定位自己，以便能夠以更健康的方式成長，因為您將非常了解推動您業務發展的所有槓桿。
當困難時期襲來時，您認為大多數小企業主在做什麼？
當艱難的財務時期來臨時，一些小企業會求助於他們的會計師。 但很多時候，事情開始分崩離析，他們幾乎無法將頭伸出水面。 當他們意識到他們無法支付賬單時，他們會打電話給他們的供應商，詢問他們是否可以延遲 15 天，而不是坐下來詢問導致問題的原因。
大多數時候，扼殺企業的是實際缺乏知識以及時間的流逝。 當事情開始發生時，你會感到恐慌。 你不是一個“數字”的人，所以你只是讓事情滾雪球失控。 在不知不覺中，你正在跳票，你無法支付工資，你的債權人正在敲你的門，然後你就會破產。
大多數人只是不看他們的數字； 他們開始恐慌，事情開始分崩離析。 然後，他們覺得自己不知道該怎麼辦。 因為他們不看他們的數字，所以他們不了解他們的業務是如何運作的。
解決現金流問題可以像服務企業一樣簡單，讓某人實際致電並按時支付所有這些發票，而不是讓它們失效三個月。 但是，如果您沒有進行完整的財務預測過程，即使您可以在 15 天而不是 60 天內收到現金，您仍然不會知道這意味著什麼。
有些人避免查看他們的財務數據，因為這聽起來很無聊，或者因為他們認為自己已經掌握了一切，或者因為他們認為自己不是“數字人”。 其他人避免查看他們的數字，因為他們害怕他們可能會發現什麼。
沒有什麼比避免自己的數字更能扼殺一家企業的了。
我非常相信密切關注這些數字，不僅因為我們的產品可以幫助您做到這一點，還因為這是我們公司度過經濟衰退的唯一途徑。 它直接導致我們從基於 Windows 的軟件（一種事務性業務模型）轉變為具有訂閱業務模型的託管、基於雲的軟件。
實現這種轉變並擺脫衰退並在不負債的情況下完成所有這一切並不容易。 壓力很大。 那個挺難。 這需要非常謹慎的財政管理。
LivePlan 中的儀表板功能如何解決該問題？
因為 LivePlan 與QuickBooks （和Xero ）集成，所以我們所有的數字始終可見。 Trevor — Palo Alto Software 的首席財務官 — 我一直在關注LivePlan 儀表板。 我不必懷疑六個月後銀行里是否會有錢。 我可以查看我的現金流預測（在此處以 PDF 或 Excel 表格的形式下載我們的自由現金流示例，以查看現金流的可視化表示），我可以查看我是否達到了該預測。 我下班了嗎？ 我起來了嗎？ 我下來了嗎？
如果我必須做出商業決定——我們是否應該在三個月內召開那次會議？ 我們應該做那個營銷計劃嗎？——我可以看看我的數字，看看他們在說什麼。 也許我們的表現比我們預期的要好 20%，而且我們還有額外的預算可以使用。 或者，如果事情沒有按照我們想要的方式進行，我知道我不會在那里花錢。
否則，您只是在嘗試猜測，而不是讓數字真正通知您。 大多數小企業主都會遇到很多事情，只是做出直覺決定。
當企業主開始苦苦掙扎時，您會建議他們做什麼？
我認為他們真的必須了解所有將錢存入銀行賬戶的渠道。
如果您要發送發票，您會想了解客戶真正需要多長時間才能向您付款。 如果您需要參考點，還可以查看行業標準是什麼。 如果您的客戶在 30 天內付款，而行業標準是 60 天，請不要花時間試圖讓他們更快付款。 他們已經比典型客戶更快地付款。
不過，通常情況並非如此。 通常，對於應收賬款，如果您沒有很好地管理它，並且如果您不了解基準是什麼，那麼企業等待太久才能獲得付款。 如果是這種情況，您必須制定策略以更快地收款，這將立即幫助您的現金流。
真的，這都是關於銀行里的現金的。
如果你有庫存，你必須了解它。 你有多少？ 你需要多少？ 你有太多嗎？ 是過時了還是過時了？ 它會變壞嗎？ 有保質期嗎？ 這是一個非常謹慎的舞蹈，您需要了解所有這些槓桿，以便如果事情沒有按計劃進行，您可以管理它們。
這些是我認為對小企業主來說非常重要的事情。 哪些司機將現金存入您的銀行賬戶，哪些司機將現金從您的銀行賬戶中取出？
給企業主的任何其他提示？
對我來說最重要的事情可以追溯到數字。 我知道人們並不總是喜歡聽到這些——不是每個人都喜歡數字——但如果你是企業主，你必須尊重他們。 沒有靈丹妙藥。 這是關於有條不紊，了解您的財務驅動因素並跟踪您的所有關鍵績效指標。
如果你做對了，你會開始從你的數字中得到快樂。 當您達到或超越目標時，您會感到高興。 當您決定削減成本、解僱某人或僱用新人時，這會讓您感覺更好，因為您知道自己負擔得起。 它使決策過程更容易，壓力更小。
而且，做企業主壓力很大。 人們認為它是美國夢。 他們認為你擁有自己的企業，你沒有老闆。 事實是，工資是你的老闆。 你欠錢的供應商是你的老闆。 您租用建築物的房東是您的老闆。
這不是一個容易相處的地方，也沒有人們想像的那麼迷人。 您只需要接受它並了解您業務的財務方面。 如果你不是一個數字人，你必須學會愛他們。 這就是您度過艱難時期並繼續發展業務的方式。
編者按：本文首發於2016年，2020年更新。