如何進行每月商業計劃審查會議
已發表: 2022-01-27大多數人認為開會是浪費時間。 他們是對的。
事實是，太多的會議運行不佳，沒有真正的目標，浪費員工的時間——這會扼殺生產力。
我絕對鼓勵你在追求更少和更高效的會議時毫不留情。 關於如何運行更好的會議並減少浪費時間並使您的組織行動緩慢的無用接觸基礎，有大量建議。
例如，在 Palo Alto Software，我們發現了一場不可或缺的會議。 每個月只需要一個小時，讓管理團隊及時了解公司正在發生的一切，並幫助我們以精益和有效的方式進行計劃和管理。
本次會議是我們每月的計劃審查會議。
什麼是計劃審查會議？
每月審查會議是您和您的團隊根據您的理想績效審查當前進度的時間。 這個一到兩個小時的會議應該用於剖析你的戰略的各個部分，審查財務狀況，並根據整體績效進行調整。 多年來，這一直是我們管理戰略的固定內容，也是我們繼續發展公司並根據需要調整路線的最有效方式之一。
對我們而言，業務規劃不僅僅是一次性或年度活動。 相反，這是一個持續的過程，我們會根據需要不斷審查和調整路線，同時確保我們朝著更大的目標前進。
為什麼進行每月計劃審查很重要？
任何規模的每家企業都可以從計算出的停止、審查和修改時間中受益。 如果做得正確，本次會議可以幫助您專注於對您的公司至關重要的事情，確定您需要哪些數據來準確衡量它以及如何最好地展示和審查這些結果。 此外，您的月度計劃審查流程可以通過以下方式幫助您的業務。
讓操作和流程變得停滯和標準變得非常容易。 如果沒有定期的績效評估，任何潛在的問題都可能在首次發現之後繼續惡化。 您不想將公司的時間和資源浪費在無效的事情上，但是如果不先處理它就很難改變方向。
通過留出這個每月的時間，它提供了致力於學習和調整任何事情的機會。 這不是基於臨時信息，而是基於可幫助您識別和評估對您的業務最重要的可靠信息和數據。
根據您展示本次會議的方式，它有可能從您的整個業務中獲得更深入的洞察力。 無論您是在公司範圍內共享信息，還是與每個部門的精選領導保持聯繫，它都會立即擴大專業知識的範圍。
每個領導者和員工對其他人的情況了解得越多，您就越能更好地調整和產生有效的目標。 它還提供了從核心團隊職責之外識別潛在解決方案或問題的機會。 也許您的產品團隊在您的營銷信息中看到了潛在的差距。 或者人力資源部門的某個人看到了銷售團隊中潛在的工作/生活平衡失調。 如果沒有這樣的核心審查會議，這一切都不會實現。
在您的企業中吸引更多人並提供更詳細的信息通常會導致在核心會議之外進行更富有成效的對話。 是的，會議本身對於當前積極審查和調整您的策略至關重要。 然而，最重要的信息意味著潛在的問題或創新將在計劃會議之外處理。 這是因為您的員工在日常工作中有明確的參考方向。 他們知道戰略和數據是最新的，並且可以作為他們自己的項目和計劃的北極星。
如何召開有效的月度計劃審查會議
我們不將計劃視為文件，而是將其視為有助於指導決策和戰略的管理工具。 正是這種心態幫助我們的團隊成功舉辦了這些月度會議。 我們制定了戰略、逐步實施的步驟以及我們期望找到的關鍵目標。
以下是我們如何組織每月計劃審查會議以及多年來對我們有效的方法的簡要概述。
我們總是先從數字開始。 與我們的預測相比，我們上個月的表現如何？ 與去年同月相比，我們的表現如何？ 我們年初至今的表現如何？
需要審查哪些財務報表
理想情況下，您將有機會查看所有相關的月度財務報表。 至少，您應該查看您的損益表、資產負債表和現金流量表。 這些將提供您財務狀況的高級概述，並幫助識別任何明顯的異常情況。 如果可能的話，通過業務儀表板一起查看這些信息是很有價值的，這樣您就可以立即開始建立聯繫。
考慮到頂級探索，您就可以開始研究您的預算、財務預測方案以及任何可能看起來相關的特定元素。 這可能包括您的費用類別、應收賬款/應付賬款付款計劃等。
超越頂級績效
除了收入和支出之外，我們總是花時間深入研究數字，以更好地了解我們業績背後的驅動因素。 所有產品線都表現良好嗎？ 還是有些表現不佳？ 我們是否按計劃進行支出，或者我們是否在某些領域超支？
最重要的是，我們審查我們的現金狀況和現金流量。 我們按計劃收錢了嗎？ 我們對未來幾個月的現金流量預測如何？
一起看財務有好處
雖然可以在會議之外審查財務報告，但作為一個團隊一起審查它們會鼓勵圍繞我們的收入和支出提出問題和討論。 它還可以幫助您發現自己可能錯過的特定問題或機會。 當然，讓每個人都有發言權來確定公司及其特定團隊的下一步。
當然，我們使用LivePlan來查看我們的數字，因為它比從QuickBooks中鑽取導出的報告要容易得多。 但是，如果您還沒有準備好實現這一目標，您總是可以從Excel 中的簡單現金流模板開始。
一旦我們回顧了我們的財務業績，我們就會回顧我們的“主要里程碑”——我們希望在過去一個月內完成的重大任務以及我們下個月的計劃。
我們討論不同的團隊如何在不同的項目上相互合作，並討論我們計劃的具體里程碑。 這些仍然是我們想要採用的有助於實現目標的策略嗎？ 我們需要轉移優先事項嗎？ 是否有新的學習和信息可以讓我們改變我們的日程安排？
通過每月審查主要計劃，我們可以保持敏捷並根據需要進行更改。 這也是我們在分析財務數據後審查它們的原因，以確定我們當前的里程碑是否仍應優先考慮。 隨著我們更多地了解我們的客戶和我們的市場，我們可能會轉變戰略並開發新的里程碑。
接下來，我們回顧我們的長期戰略目標。 雖然這在我們作為一家老牌公司的情況下不會經常改變，但新的初創公司可能會在尋找可行的商業模式時經常改變他們的戰略。
對於那些處於早期階段的初創公司來說，會議的這一步可能是最重要的一步，而且往往耗時最長。 對於更成熟的公司，這部分會議通常可能只需要幾分鐘。 這就是製定精益和實用的業務計劃可以真正幫助加快流程的地方。
我們沒有深入研究 40 頁的商業計劃文件來審查我們的戰略，而是審查我們的精益計劃或單頁商業計劃（在 LivePlan 中，它被稱為Pitch ）。 它涵蓋了我們的公司形象、我們為客戶解決的核心問題、我們的解決方案、競爭以及銷售和營銷策略。 這一切都在一個頁面上，因此易於閱讀、查看和快速更改。
最後，團隊中的任何人都可以提出他們想討論的任何問題。 這可能包括考慮的新機會、產品功能的優先級、潛在的合作夥伴關係或內部人力資源問題。
一切都是公平的遊戲，我們嘗試為提出的任何問題提出解決方案和後續步驟。
我們發現這種類型的開放式討論確實有助於產生新想法，並為不同團隊的經理帶來不同的觀點。
我相信所有公司都會從每月對其業務的審查中受益。 這些類型的會議讓每個人都在同一頁面上，幫助共享有關進度的信息，並將計劃轉變為幫助團隊做出明智決策的工具。
但為了成功舉辦這些月度會議，您需要做一些初步工作，以使您和您的團隊保持在正軌上。 以下是成功建立每月商業計劃審查的三個技巧。
將會議列入日曆
重要的是讓它成為日程上的正式活動。 它不能是可選的，它必須在固定的時間進行，以便每個人都知道會議的時間。
對我們來說，我們從每個月的第三個星期四的會議開始。 隨著我們的簿記和會計流程變得更加高效，我們能夠將會議移至每月的第二個星期五。
遵循可重複的議程
雖然會提出不同的主題進行討論，但重要的是您的計劃審查會議有一個可重複的議程。 它不僅提供了結構，而且還為您的團隊提供了特定的行動項目以供事先審查。
這意味著確保您準備好您的數字以供審核，並且您的團隊可以更新他們的目標。 如果可以，請嘗試為每個部分設置時間限制，並高估會議的長度，並完全打算比計劃提前完成。 這部分將是一項持續進行的工作，您和您的團隊將在隨後的每次會議中逐漸提高您的效率。
準備改變計劃
這些計劃審查會議不僅僅是要堅持到底並盲目地遵循計劃。 相反，他們正在調整計劃。 也許您會發現您應該在營銷方面進行更多投資，或者您將能夠比最初計劃的更快地擴展和招聘。
計劃審查會議是關於根據您在過去一個月中的發現來調整您的目標和策略。
使用您的月度計劃審查來重新定義您的會議方式
請記住，更成功地召開會議不會在一夜之間發生。 開發一個最適合您和您的團隊的結構需要時間。 正如我在本文中所概述的，開始您的會議重組的最佳地點是您的每月計劃審查會議。
這是一個必要的審查，可以不斷地重複、完善和調整，這使它成為新系統的完美試驗場。
編者註：本文最初於 2018 年撰寫，並於 2021 年更新。