如何提高團隊會議的參與度
已發表: 2022-01-27由於遠程工作的主流到來，團隊會議的正式性質最近發生了變化。 隨著視頻會議變得極為普遍——但並非他們面臨的所有問題都始於這種轉變。 只要團隊會議一直在舉行，就在許多方面都缺乏團隊會議。 最值得注意的是，他們缺乏參與度。
如果你曾在一個大中型組織工作過一段時間，你肯定會注意到無關緊要的會議激增。 之所以安排它們，是因為人們普遍認為會議很重要，通過而沒有取得任何值得注意的結果，並且很快就被遺忘了。 這是極大的浪費——尤其是因為它們提供了進步的假象，同時實際上剝奪了公司可以花在有價值的方式上的時間。
當然，這並不是說解決方案是廣泛禁止會議。 如果您要讓每個人都在同一頁上，讓創造力湧現，並看到主要障礙得到適當解決，那麼它們確實是必要的。 但它們需要正確完成，這意味著要確保穩固的參與基線。
在這篇文章中，我們將介紹五種提高團隊會議參與度的方法。 應用其中一些或全部，您會看到會議價值顯著上升。 儘管您仍然應該無限期地改進您的會議公式，因為沒有完美的會議。 讓我們開始吧。
1. 圍繞明確的計劃構建它們
一些公司喜歡舉行臨時會議，希望自發性會讓他們更有吸引力。 雖然在某種程度上這是一個簡潔的概念，但它沒有考慮到會議結構應該提前完全形成。 揮舞它不可避免地會導致尷尬的停頓，猶豫不決，以及與會者之間的混亂。
如果可能，您應該計劃每次大型會議（即使是計劃審查會議），列出核心目標、可接受的時間支出、所需/期望的與會者以及可用資源。 你需要展示你的屏幕嗎？ 幻燈片可能有幫助嗎？ 當為時已晚時，這些不是在會議期間發生的選擇。
請注意，該計劃不必對公司中的每個人都清楚。 實際上，向與會者保留會議細節通常很有用，這樣他們就不會帶著期望進入會議。 假設你想參加一些團隊建設活動，例如：雖然你應該計劃好這些活動，但你不應該將它們透露給參加者。 這樣做會損害他們的參與。 你只需要提前告訴他們，他們會努力讓團隊變得更好。 他們不需要知道更多。
當你對自己想要完成的事情沒有一個明確的想法時，與會者很容易明白這一點，他們很早就開始在精神上關閉。 這是可以理解的。 請記住，會議時間使他們遠離了他們的核心任務，其中一些可能有迫在眉睫的最後期限，他們可能會在質疑其有用性的同時發現中斷令人沮喪。 您的目標之一應該是從一開始就展示您的團隊會議的價值，促使他們真正關心他們。
2. 減少數字
你邀請多少人參加團隊會議？ 五？ 十？ 二十？ 參加者越多，給定的參加者會感覺越不連貫，因為他們將成為人群中的另一張面孔。 當你問一個問題時，他們可以保持安靜，因為他們知道他們可能不會直接受到挑戰。 這也是初創公司往往精力充沛的原因之一。 他們的團隊更小，每個員工更重要。 很重要。
如果你可以通過只邀請重要的團隊成員來減少人數，那就這樣做吧。 如果因為每個人都需要在場而無法做到，請在會議期間尋找將他們分開的方法。 常見的視頻會議服務支持可用於此目的的分組討論室，而 Topia.io 等公司則提供提供空間視頻聊天的工具（通過數字環境中的鄰接來打開和關閉對話，允許動態討論）。
3. 使它們最簡潔
如果您要為團隊會議安排一個小時，請仔細考慮該時間是否真正合理。 你能在小組環境中集中註意力整整一個小時嗎？ 這比你想像的要難。 當您獨自工作並且可以完全專注於特定任務時，這很容易，但即使是最忙碌的團隊會議也不是不間斷的行動。 還值得注意的是，有些人認為近年來平均注意力持續時間有所下降（儘管對此的看法參差不齊）。
因此，您應該盡可能多地修剪它們。 剪掉序言，剪掉冗長而尷尬的問答部分，在這些部分你試圖（但失敗）讓人們參與進來，並在你的計劃中使用時間戳來確保你快速推進事情。 五分鐘提出問題，十分鐘討論，十分鐘記錄結論，五分鐘結束。 這聽起來可能不是很多時間，但如果你仔細計劃，三十分鐘可能會有很長的路要走。
但請記住，您不必一直使用分配的時間：事實上，死守目標完成點是一個糟糕的主意。 一開始就說明你已經分配了多餘的時間，並且會盡可能快地完成任務。 這將幫助人們集中註意力。 不管他們做了什麼，感覺被困一個小時會導致他們注意力不集中。
會議總是有可能花費比您計劃的時間更多的時間，但由於與會者的行動，這必須自然發生。 如果你為反饋和問題留出緩衝，發現每個人都渴望了解更多，你可以留出更多時間——但如果你因為沒能理解關鍵點而延長會議時間，你會產生鄙視。
4.給每個人完成任務
大多數專業人士都知道被邀請參加會議是什麼感覺，但感覺完全超出了要求。 你應該在那裡並且看起來很感興趣，但你卻被當作你甚至不在場。 合理的反應是讓一切都沖刷你。 你知道以後不會有人問你任何事情，會議內容也不會影響你。 為什麼在你被迫付出的時間裡投入任何情感或智力能量？
作為團隊會議的主持人，您有責任讓每個人都有事可做。 您不需要為此設計單獨的任務：您可以挑選小組並分配給他們需要所有參與者積極參與的任務。 不過，在選擇小組之前，請仔細考慮個人優勢。 如果您將兩名平面設計師放在同一個團隊中進行需要平面設計的行動，那麼其中一位可能會簡單地讓另一位去做必要的工作。
不可避免地需要某種程度的設計，但不要讓它阻止你採取行動。 人為的敬業度仍然是敬業度，這對於團隊團結和員工價值都具有更廣泛的意義。 使項目足夠有趣，人們會喜歡在這些項目上工作。 他們甚至可能將其視為給人留下深刻印象並獲得進步的機會。
5. 表明你真的在聽
最後，任何團隊會議的一個關鍵要素是適當的跟進。 如果您從員工那裡收到有價值的意見（例如 SWOT 分析），但完全沒有採取任何行動，那麼他們有什麼理由必須為下一次會議付出類似的努力？ 畢竟，花很多時間為一個你知道實際上不會讀它的老闆寫一份報告是沒有意義的。
在你的會議期間，盡可能多地關注你希望你的員工付出的努力，但不要只提供建設性的評論：承諾採取相應的行動。 如果有人為採用特定的軟件工具提出了很好的理由，那麼通過批准試運行並讓他們負責項目來跟進。 提供模糊的批准是不夠的，因為人們知道管理類型可能會忘記這些事情並最終想知道發生了什麼。
重複你如何處理你的會議
總結一下，如果不讓人們參與進來，那麼舉行團隊會議真的沒有意義。 一定要努力使它們盡可能有用。 您很快就會看到結果的積極變化，並增強您的團隊在遠程和麵對面會議期間參與的能力。