如何通過創建實時預測來更好地管理您的業務
已發表: 2022-01-27像大多數企業主一樣，您以更新的預算和年度預測開始新的財政年度。 您對未來會發生什麼做出最好的猜測，相應地計劃您的支出，並與您的團隊分享您的計劃和預測。
我們都知道接下來會發生什麼。 事情從來沒有真正按計劃進行。 一個月，銷量比預期好很多。 接下來，您錯過了一些目標。 然後出現計劃外費用，導致您轉移其他支出。
很快，您的原始預算和預測與您的業務現實相去甚遠，以至於您停止使用它並開始安安靜靜地經營您的業務。 您做出猜測，並希望您對當前現金狀況和盈利能力的看法是正確的。 這是經營企業的一種混亂和壓力的方式。
幸運的是，有更好的方法。 您可以過渡到使用隨您的業務調整的預測，而不是使用靜態、固定的預算和年度預測。 這是一個活生生的預測——它反映了您業務的當前現實，並為您提供了對未來的更準確和現實的看法，因此您可以滿懷信心地經營您的業務。
實時預測為您提供基於現實做出決策的財務路線圖，同時讓您更好地了解未來。 這是保持業務領先並做出明智決策的最佳方式，從而真正帶來增長。 本文將指導您完成為您的業務創建實時預測的過程，以及如何使用它來更好地運營您的業務。
從計劃與實際分析開始
實時預測的基礎是計劃與實際分析。 這是一個月度流程，您可以將銷售預測和費用預算與實際結果進行比較。 大多數公司會在月底結束上個月的賬簿關閉後的幾週內進行此分析。
這個過程非常簡單。 查看您的每個預測收入流，並將它們與您的實際結果進行比較。 您是否達到或超過了您的銷售目標？ 也許你錯過了一個目標？ 花一些時間來詢問什麼是對的，什麼是錯的，以及你在未來可能會改變什麼，這是一個好主意。 您將遵循相同的費用流程。 尋找超出預算的地方和花費低於預期的地方。
當然，您可以在 Excel 中執行此過程，也可以從您的會計軟件中導出報告。 但是，如果您使用 LivePlan 之類的工具，則可以大大簡化此過程並自動獲取計劃與實際報告，而無需執行任何工作。
在您的計劃與實際分析中尋找什麼
預期收入和支出時間的變化
在進行計劃與實際分析時，使用預測和會計數字之間的差異來了解您是否需要對業務運營進行調整，或者您在預測中的預測是否完全錯誤。
例如，假設您看到高級產品類別的銷售額急劇下降。 您最近是否推出了一條新的產品線來消耗這些銷售額？ 也許您增加了太多的定價，從而影響了需求？ 或者您的競爭對手可能會降價或增加新功能？
另一個需要考慮的因素是時機。 也許銷售正在籌備中，但還沒有結束。 或者，也許計劃的費用被推遲了。
嘗試找出任何表現不佳或表現不佳的根本原因。 您可能會發現銷量下降是在其他地方出現的。 或者，通過提高價格，您銷售的商品更少，但總體上帶來了更大的收入。
一旦你確定到底發生了什麼，你就可以製定一個計劃來解決問題。 要么修復業務領域，要么輸入一個更有用的未來預測。
靜態預測和預算造成的問題
有了您的計劃與實際分析，您可能對您可能希望與您的業務進行的轉變有一些想法。 您可能想增加營銷支出，或者考慮僱用更多員工。 或者，您可能希望在一些地方削減開支。
但是，如果您從財年開始的預算和預測是靜態的且不變的，那麼很難看出您計劃進行的更改將如何影響您的業務財務。 也很難將您計劃進行的更改傳達給團隊的其他成員。
靜態預算不會適應新的情況，事實上，隨著時間的推移，它們變得越來越過時。 由於實際結果自然不同，年初可能出現的微小差異可能會變得越來越大。
一旦預算過時和過時，很容易被忽略，因為它不能反映您的業務當前狀況。尤其是在危機期間，當事情可能迅速波動時，您不希望預算和預測被忽略. 讓它們保持最新可能意味著生存和增長之間的差異，或者管理不善和績效下降之間的差異。
實時預測救援
另一方面，實時預測是您隨時更新的預測和預算。 它可以響應您的業務變化並適應更準確地預測您未來的財務狀況。 這包括您的年終利潤以及您將在銀行擁有多少現金。
隨著您一年的進展，實時預測將您過去的實際結果與您對未來的預測和預算相結合，從而更準確地了解您的業務發展方向。 您的現金預測將變得更加現實，您可以調整收入目標和支出以反映您當前的情況。 讓您更準確地了解您的財政年度將在哪裡結束。
建立實時預測是一種更好的預測方式，幸運的是它並不難做到。
如何創建實時預測
要建立實時預測，您至少需要一個銷售預測和費用預算才能開始。 如果您有完整的預測，包括現金流量預測和資產負債表，那就更好了。
1. 首先複製您現有的預測。 您不會經常參考您的原始預測，但最好只記錄它。
2. 現在，對於過去的任何一個月，用你的實際結果替換預測數字——你會從你的會計軟件中得到這些。
3. 一定要保留計算年終結果的公式。
4. 您會看到您的歷史實際結果加上您的預測會根據您最初的預測創建新的年終總計。
5. 最後一步是修改您的預測和預算，以反映您當前的業務現實。 例如，如果您一直在實現銷售目標，您應該考慮提高今年剩餘時間的目標。 如果您需要調整費用預算，請進行這些調整併查看您的新年終結果。
如果你有一個完整的財務預測，包括現金流量預測和資產負債表，你可以在那裡做同樣的事情，並更準確地了解你未來在銀行會有多少現金。
雖然您可以手動完成所有這些工作，但 LivePlan 等預測工具可以自動為您完成這些工作。 如果您使用 Quickbooks 或 Xero 會計軟件，您可以導入並同步您的實際結果，LivePlan 會自動將您的靜態預測轉換為實時預測。
充分利用您的實時預測
如果你聽說過關於大公司為未來“調整指導”的新聞，他們說的是實時預測的一個版本。 他們告訴你，由於市場的變化，他們正在調整他們的銷售目標和計劃費用。
實時預測採用了企業使用的這個工具集，使小型企業可以輕鬆獲得相同的收益。 通過實時預測，您將獲得更準確的預測和費用預算，並更好地了解您未來手頭有多少現金。
為了充分利用您的實時預測，請確保您與您的團隊定期安排審查會議，以檢查您的計劃與實際結果，並對今年剩餘時間的預測進行更改。 嘗試每月執行一次，儘管如果最初每月太多，則每季度可能是一個不錯的起點。
請務必與您的團隊分享您的實時預測。 他們需要知道新的目標是什麼，這樣他們才能做出自己的調整來實現新的目標。
實時預測將使您的業務更加動態和靈活。 從您的初始預測開始，設置審核流程，然後開始。 只需付出少量努力即可產生可持續的影響，幫助您更好地經營業務。