收到資金後如何管理商業貸款
已發表: 2022-01-27因此，您為您的業務獲得了一些資金。 你完成了一份可靠的商業計劃書，並用它來申請小企業貸款，或者你成功地向投資者推銷了。 不管怎樣，恭喜！
現在來了，可能是獲得資金和管理資金的更困難的部分。
管理企業財務的重要性
考慮一下：當你編寫最初的商業計劃時，有些事情是你不知道的。 每個企業家都是如此。 無論您在您的領域擁有多少專業知識，經營企業的某些方面總是您不會提前了解。
這完全沒問題，因為你會邊走邊學。 但這種學習需要被迅速捕捉並採取行動，這樣您的公司才能保持償付能力。 這就是更多地使用資金報告可以真正幫助您的地方——不是從計劃的角度來看，而是從管理的角度來看。
您對您的業務表現了解得越多，您審查和修改期望的次數越多，您就會為採取戰略行動做好更好的準備。
管理小型企業財務和戰略性使用資金的 4 個步驟
我們將在本文後面深入探討具體的融資方案，但現在，您應該採取以下 4 個步驟來更好地管理您收到的現金。
與您在開展業務之前如何實際花費資金方面沒有所有答案類似，您的其他預測可能並不完美。 預測不是展望未來，而是對財務業績、市場因素和客戶興趣做出有根據的猜測。 當您是一家幾乎是新企業時，您通常會根據競爭對手或行業基準做出這些假設，而不是以前的銷售或現金流數據。
因此，與其擺脫過時的假設，您能做的最好的事情是將您的預測與您公司的實際表現進行比較。 每月執行此操作可幫助您快速確定實際銷售和成本偏離您的預測的地方。
使用 LivePlan 的LiveForecast 功能，您只需單擊一下即可進行這些調整，並直接在損益表中開始分析。 這使您可以花費更少的時間來更新您的預測，並有更多的時間來探索您應該根據實際結果進行哪些更改。
將您的預測與實際業績進行比較的另一部分是使用實際銷售數據修改您的預測。 我們將此稱為實際調整，定期進行此練習可確保您即將進行的預測始終比上一次更準確。 這可確保您不會因銷售下滑、現金短缺或供應不足而無法滿足需求而感到驚訝。
根據實際表現修改預測的一部分是查看您的現金消耗率並了解您的現金跑道。 這些指標告訴您資金用完的速度以及資金可能用完的時間。 您需要查看您的預計現金流量表，以充分了解您的業務在未來幾個月的償付能力。
請記住，特別是對於初創公司，您可能會在頭幾個月看到高燒錢率和負現金流。 這完全沒問題，但你要確保你有適當的里程碑，以便你需要看到你的現金攝入量轉為正數。 否則，你會繼續燒錢，以為一切都好，直到為時已晚。
此時您應該再次重新審視您的整體業務計劃，並修改或調整您擁有的任何初始里程碑。 就像預測可以從調整到實際結果中受益一樣，您的整體戰略計劃也是如此。 您將希望隨著時間的推移不斷地重新審視您的計劃元素並使其保持最新狀態。 這樣，它可以用作管理工具，而不僅僅是幫助您獲得資金的靜態計劃。
管理小型企業財務的提示
建立一個系統來管理您的財務是一個很好的第一步。 一開始將其付諸實施可能會有些困難，因此這裡有一些額外的提示可以幫助使其成為一個一致的過程。
當您制定商業計劃時，您可能包含一個部分來解釋您計劃如何使用您從貸方或投資者那裡獲得的資金。
這可能看起來像是一份關於“資金使用”（或“收益使用”，有時被稱為）的報告。 這是編寫商業計劃以獲得資金的標準部分。 資金使用報告是關於您為什麼需要資金以及它將如何幫助您的業務的簡單說明。
由於資金使用方式很多（購買設備或其他資產、增加員工、擴大營銷等），資金使用報告可以採用最能滿足您需求的形式。 它可能是電子表格、預測或只是幾段文本。
現在你手頭有現金，很容易認為你的商業計劃已經完成了它的工作，現在你所要做的就是用這筆錢。 但是許多企業家因為這種確切的信念而失敗。 他們還沒有完全考慮過他們最初的計劃可能會隨著時間的推移而改變的所有方式，或者在他們應對這些變化時如何管理他們的資金。
Green Energy Corp 的董事長兼首席執行官 Peter Gregory 目前使用LivePlan進行戰略規劃、資金使用管理和報告。 他是我們剛剛經歷過的早期和經常經歷的過程的聲音倡導者。
“如果您每天最後 10 分鐘都在查看實際數據並更新預測，那麼您可以在短短 10 分鐘內完成月度報告，”Gregory 說。 “如果您等待三個月才能檢查您的號碼，那麼構建您的報告可能需要四個小時。 如果你等一年再看你的數據，你會花三個月的時間來寫一份報告。”
“這有點像打掃淋浴——如果你經常這樣做，這沒什麼大不了的。 等一年再做，你將不得不聘請承包商來拆掉你的淋浴間。”
正如 Peter Gregory 所說，“請記住，好消息和壞消息都會影響您的現金流。” 一筆巨大的、計劃外的費用可能會導致您在未來資金短缺。 但是，一個大型的、計劃外的收入事件創造了投資增長的機會。 無論哪種方式，你越早知道發生了什麼，你就能越有效地做出反應。 通過以這種方式與您的預測保持聯繫，您將能夠更好地看到自己的未來。
那麼，現金流量表就變成了一種水晶球。 如果您的預測是最新的，那麼您將能夠準確地看到您的現金何時會跌至負數：
這些是您計劃使用信用額度的月份，現在您可以看到您將使用的金額。 有了這種可見性，您可以有效地計劃您的支出。 不僅如此，您還可以看到一年後您可能需要多少資金，這讓您有時間找到它。
發現現金用完的最糟糕時刻是實際現金用完的時刻。
這些是您計劃使用信用額度的月份，現在您可以看到您將使用的金額。 有了這種可見性，您可以有效地計劃您的支出。 不僅如此，您還可以看到一年後您可能需要多少資金，這讓您有時間找到它。
發現現金用完的最糟糕時刻是實際現金用完的時刻。
除了資金的內部管理外，您還需要了解並有效跟踪一些外部因素。 這些可能與您的資金直接相關，或者是由於負債而可能影響您的業務的因素。 以下是一些需要考慮的額外事項：
跟踪您的信用
根據您獲得的資金類型，它可能會對您的商業信用評分產生影響。 具體而言，貸款或信用額度將在您的信用報告中增加新的債務金額或增加您可用的可用信用額度。 承擔債務是業務的常見部分，但您要確保當您這樣做時，您正在跟踪您的信用評分並儘一切可能改善它。
一般來說，您需要注意以下事項：
- 您的付款歷史和總體還款時間表
- 借入的金額與您可用的信貸金額的比較
- 您的信用記錄了多長時間
- 您未完成的信用查詢次數
- 您擁有的信用和債務類型
簡而言之，您要確保按時付款，將整體債務降低到健康水平，並有足夠的可用信貸在危機中發揮槓桿作用。 這樣做不僅可以提高您的信用評分，還可以讓您更輕鬆地以優惠條件協商未來的貸款和融資。
利用可用現金
您可能已經獲得資金來發展您的業務。 當您開始這樣做時，您可能會發現您擁有的可用現金比您最初預測的要多。 在這種情況下，您可能很想立即跳出您最初確定資金使用範圍的方式。 相反，使用額外的現金來償還你目前擁有的更高的債務或貸款可能是明智的。
現在，您不想盲目地做出這個決定。 值得慶幸的是，通過利用此過程並不斷審查您的職位，您應該已經進行了必要的調整。 如果你真的有多餘的現金，準備好這些可以更容易地確定它可以重新分配到哪裡，以及有多少可以簡單地用於償還你的貸款。
避免新債務
在管理所獲得的資金時，盡可能避免帶來額外的債務很重要。 你要確保你能夠有效地將你的債務轉化為利潤。 因此，首先，您要確保能夠按時付款。
如果您難以做到這一點，或者發現資金並未像您最初預期的那樣帶來增長，那麼是時候確定一些削減成本的策略了。 如果你在這種情況下帶來更多的資金、貸款或任何其他類型的債務，它只會疊加你可能無法應對的額外風險。
與您的貸方保持聯繫
一旦您收到任何形式的資金，您將希望與您的貸方保持聯繫。 這可確保您積極解決您或貸方想到的任何問題、疑慮或潛在變化。 這可能包括以下內容：
- 融資條款的延長或調整
- 調整您的還款計劃
- 利率調整
- 延遲付款
更有可能的是，您還需要報告您以某種方式使用資金的方式。 讓我們深入了解如何創建資金使用報告。
如何報告您的資金使用情況
如果您在 LivePlan 中製定了您的商業計劃，那麼您已經完成了資金使用報告的一半。 您可以輕鬆更新您的預測，並在“儀表板”選項卡中查看您的預測和實際效果之間的直觀比較。 您甚至可以隨時為您的投資者或管理團隊生成報告。
無論您採用何種資金——貸款、信用額度或天使投資，都需要進行此報告。 讓我們看看所有三種資金使用資金報告的具體情況。
請記住，我們將介紹的報告基於您在 LivePlan 中的操作方式。 但即使您當前不使用此計劃工具，這些流程和方法仍然適用。
當銀行借給你錢時，你不需要正式向他們報告你是如何使用它的。 但是您需要保留一份個人記錄，記錄您使用這些資金進行了哪些支出，以及您的資金可能在多長時間內用完。
如果您使用QuickBooks或Xero等會計軟件，此記錄將作為您會計的一部分發生，但如果您尚未使用會計軟件，您需要準確記錄您的支出。
如果您獲得特定金額的貸款，專門用於特定的購買，顯然這是一個簡單的畫面。 錢進來了，你把它花在你的商業計劃上說你要花的地方。 然後您確保這些支出在您的預測中有所體現。
LivePlan Schedule 選項卡在計劃此類支出時非常有幫助。 主要業務支出，例如購買設備，通常都有重要的截止日期。 您收到的貸款也可能附有最後期限。 您可以在 LivePlan 中為這些截止日期創建具有截止日期的里程碑，這有助於您和您的團隊保持正軌。
小企業使用的另一種常見貸款類型是信用額度——一種循環貸款，您可以根據需要提取和償還。 當您管理信用額度時，LivePlan 不僅可以幫助您跟踪資金使用情況，還可以幫助您準確預測何時需要使用該信用額度來彌補未來現金流的缺口。
這一切都始於您的商業計劃預測。 當您獲得信用額度時，您將首先將其輸入到您的預測中。 然後，您將每月預測您的支出，將它們作為每個月的美元值輸入。
隨著幾個月的進展，檢查這些值並確保它們代表您的實際支出情況。 進行這些定期檢查將使您的現金流預測保持最新，讓您更準確地了解未來幾個月您的現金狀況。 一個優秀的企業家會定期更新她的預測，因此它會反映每個月的任何意外費用（或收入）。
當您向投資者推銷時，您可能向他們展示了您的早期資金使用報告，以便他們了解您打算如何花錢。 現在您有了投資者，您需要定期向他們提交資金使用報告。
報告的頻率和詳細程度通常取決於您簽署的投資合同，但最好計劃每月向您的投資者報告。 （或者，如果您願意，您可以隨時向您的投資者發送邀請到您的 LivePlan 帳戶，以便他們可以隨時查看數據。）
準備這些報告的過程與我們在上面推薦的管理貸款或信用額度的過程相同。 你會經常：
- 根據實際表現檢查您的預測
- 更新預測
- 尋找未來的現金流問題，並製定解決方案
唯一的區別是，在這種情況下，您需要向投資者介紹您的發現。 大多數投資者都希望看到一組預計的財務報表——損益表、資產負債表和現金流量。 您可以從LivePlan 中的“預測”選項卡打印這些信息。
投資者想看看你對意外事件的反應
您的投資者還希望了解您對公司運營過程中出現的意外事件有何反應。
“投資者想知道他們的錢現在如何使用，以及將來如何使用，”格雷戈里說。 “未來的情況可能會隨著時間而改變，因此能夠解釋這對投資者意味著什麼很重要。 投資者習慣於看到公司發生變化。 他們只是想知道您是否處於領先地位，以及未來 12 個月到三年的情況。 這樣他們就可以計劃投資更多或不損失更多。”
不僅如此，一個跟上她預測的企業家對投資者來說更有價值。 “投資者更願意看到你的預測演變成你可以達到的目標，”格雷戈里說。 “如果你堅持最初的預測目標並且沒有實現它們，這對任何人都沒有幫助。 投資者想知道您可以使用本月的數字來規劃一個現實的未來。 這讓他們更有信心，所以他們更有可能和你在一起。”
資金是周期性的
許多新創業者認為他們的初始資金就是他們所需要的，並且企業將在藉入或投資的現金用完時為自己提供資金。
然而，在現實中，企業可能需要在其生命週期內不止一次尋求資金。 根據 2017 年美聯儲對小企業的調查，超過 60% 的企業需要額外資金來發展或解決業務挑戰。
您的市場可能會出現暫時性下跌或無法預料的流行病，您將需要過橋現金。 或者，有時您可能已經準備好讓公司朝著新的方向發展，並且您需要注入現金來加速發展。
這就是為什麼善用資金報告如此重要的原因。 你越能證明你已經很好地利用了你的資金對你的公司產生了積極的影響，你的企業在未來對貸方和投資者的吸引力就越大。
編者註：本文最初於 2019 年發表，並於 2021 年更新。