為什麼危機中的財務預測對於對抗不確定性至關重要
已發表: 2022-01-27在整個危機期間進行規劃、預測和分析是複甦的必要部分。 但它通常可以被推到後台，以支持一致的行動。 這不一定是錯誤的方法，尤其是在對發生的事情做出反應的最初幾週內，但它不應該成為你的長期方法。
為什麼您應該更頻繁地將預測結果與實際結果進行比較
事實上，在危機情況下，您應該更頻繁地進行預測並將其與實際結果進行比較。 尤其是現在，小企業的情況還沒有恢復正常，行業的劇烈變化開始生根發芽。 因此，如果您沒有留出足夠的時間來更新您的計劃文件和財務預測，以下是您應該開始始終如一地這樣做的幾個原因。
在危機中，事情往往不會按計劃進行，但有一件事是確定的，改變是不可避免的。 市場波動不定，一旦想到進一步的困難，就會出現絲毫緩解或退縮的跡象。 客戶已經養成了同樣零星的和退縮的消費習慣，這可能會在一周內導致巨大的銷售熱潮，並在下一周導致虛擬的鬼城。
從價格和產品可用性到交貨時間和利率，一切都在逐日變化。 如果您不注意這些以及許多其他運營和金融服務如何影響您的業務，您將無法做出相應的反應。 現在不是要仔細檢查每一個細節，而是要確保您了解與您的行業、社區、目標市場以及您的業務運營狀態相關的變化。
例如，在我們當前的危機中，實體店面和辦公室的實際重新開放並不順利。 適應安全運營的標準，重新開放的階段並不總是堅持，一切都與您的位置和業務類型有關。 您需要考慮的不僅僅是健康指南，還有客戶群的反應。
您可能會立即重新開業，但您的客戶還沒有準備好出門。 或者突然之間，當地病例激增，事情再次關閉，導致投入社交距離的所有時間和金錢都處於休眠狀態。 如果您保持最新狀態並定期檢查您的財務和預測，您可以避免此類代價高昂的錯誤。
在危機中做出調整看起來不像是一種實際的策略，而更像是一種生存本能。 您正在迅速做出決策，嘗試為您和您的團隊制定危機計劃，然後考慮如何在事後實際跟踪結果。 好消息是您可能已經在查看您的財務狀況以衡量您的業務的健康狀況。 但是通過更定期地審查它們，您實際上可以判斷任何更改的有效性。
例如，也許在這場危機開始時，您預計 3 月至 6 月的銷售額將下降 50%，並且為您的團隊配備遠程工作硬件的可變費用會增加。 為了補償您暫停了廣告活動，限制了額外的合同工作，並在您的服務中增加了交付和非接觸式取貨。 邏輯調整有望維持銷售，最大限度地降低成本並保持您的業務正常運行。
現在假設您的新服務產品真正起飛，銷售額在 3 月份僅下降了 30%，並在 5 月和 6 月保持穩定。 如果您沒有回去檢查實際結果並更新預測，那麼您將處理可能會阻礙您恢復的過時預測。 相反，您會意識到您轉向在線購買是一個巨大的成功，而且您可能不會在 5 月和 6 月保持穩定，而是重新啟動您的數字廣告活動以吸引更多人訪問您的網站。
現在，當然，實際情況可能不會這麼簡單，但你明白了。 如果您進行更改並陷入日常運營，您可能會錯過進行更可行調整的機會。 或者另一方面，您可能會錯過警告信號，表明您所做的只是不夠。
如果您還沒有這樣做，那麼將您的整個團隊納入您的計劃和目標設定是一個有價值的增長工具。 在危機中，識別您可能沒有意識到的潛在問題和機會更為重要。 但是，如果不對您的業務狀況有最新的了解，您的團隊很難執行此操作。
在 Palo Alto Software，一旦 COVID-19 出現，我們的領導團隊立即轉變為每週提供銷售、成本和預測更新。 即使到 2021 年初，他們每週都會繼續使用這一流程。
這些信息隨時可用，使不同部門更容易協作和確定可操作的優先事項。 它有點像關鍵績效指標和目標設定的北極星，讓我們保持精益、移動並願意嘗試任何事情。
但是，如果我們的領導團隊不定期深入研究我們的預測和銷售數據，這些信息將無法傳達。
回到我們的銷售示例，我們簡要提到了處理過時的銷售、費用和現金預測的影響。 雖然這會極大地影響您的短期計劃，但它也會影響您的長期預測和更廣泛的組織目標的有效性。
非常容易陷入危機管理中，以至於對未來的考慮消失了。 彌補缺乏遠見的一種簡單方法是根據當前的財務結果積極更新您的預測，正如我們之前所說，這也有助於在不久的將來為您提供裝備。 這些更廣泛的更新應該更簡單一些，但至少可以讓您了解未來 6 個月、1 年甚至 5 年的預期，因為您將繼續進行調整併在試驗中導航您的業務今天的。
這為您提供了在做出決策時需要考慮的額外背景，並幫助您避免忽視業務的長期增長或穩定性。
如果您發現自己忙於整理 SBA 災難貸款或薪資保護貸款的文件，那麼您並不孤單。 雖然這些項目已經釋放了另一輪資金，但這並不意味著未來某個時候不需要尋求傳統融資。 什麼會讓你更有可能獲得貸款或投資資金？ 最新的財務數據和穩健的財務預測。
除了將您的財務和預測轉變為管理工具之外，您實際上是在準備自己在??必要時輕鬆尋求貸款。 您不必費力地拼湊一個有凝聚力的包裹，而是擁有快速填寫和提交申請所需的一切。 這也將使您更容易即時向投資者推銷並跟進詳細信息以支持您的主張。
每天或每週比較您的結果並調整預測並不需要是一個漫長的過程。 如果您每天花太多時間挖掘數字，您將失去寶貴的時間來實施對整體策略的任何更改。 相反，只需留出幾分鐘來查看您的結果，進行任何預測調整，然後調整您的路線。 作為計劃審查的一部分，您總是可以每月留出時間進行更深入的潛水。
希望隨著您不斷更新所有內容，審核和調整過程將變得更加完善和更快地實施。 但是，如果您發現自己難以輸入所有數據並相應地調整預測，您可以隨時利用 LivePlan 之類的工具來簡化流程。 無論您選擇如何做，只需採取措施積極審查和調整您的預測，不僅可以幫助您度過這場危機的其餘部分，還可以為您的業務建立長期規劃方法。
建立動態規劃和預測流程的後續步驟
因此，畢竟，您可能仍然會問如何將這種動態規劃風格應用到您的業務中？ 很容易推薦這是必要的，並且收益值得投資，但是將其建立為業務流程確實需要一些時間和精力。 為了幫助您從這裡開始，您可以立即採取一些可行的步驟，將實時預測方法添加到您的業務工具集中。
正如我們在整篇文章中提到的，定期查看您的預測是有好處的。 這種滾動或實時預測方法避免了將靜態的一年計劃範圍固定到每月或至少每季度的審查週期。 要開始使用此方法，請設置下個月的計劃審查時間。 然後，為下個月的另一次審查會議設定日期，依此類推。
花時間與您的團隊一起審查您的財務報表，確保您超越頂線業績，特別是花時間審查您的現金狀況。 您希望確保您了解發生某事的原因以及它如何與您業務的其他領域相關聯。 從那裡開始，請務必在考慮實際結果的情況下查看您當前的里程碑和長期目標。
確保您更新您的預測並進行必要的調整，以便為今年剩餘時間創建一個真實的畫面。 本練習的全部目的是幫助您更好地規劃和管理您的業務，而過時的預測並不能幫助您做到這一點。
首先，將您的實際會計數據納入您當前的預測以設置基準。 然後，根據您的表現，對下個月、6 個月等的銷售額、現金和費用預測進行必要的調整。您可以使用電子表格進行此操作，但此方法存在較大的錯誤空間. 不正確的公式、斷開的鏈接、放錯位置的數字等等，可能會讓您對自己的財務狀況產生不准確的看法，並且需要花費大量時間來修復。
如果可以，請選擇使用 LivePlan 之類的服務，它允許您自動將 Quickbooks、Xero 和其他會計數據帶入您的場景。 這是一項有價值的投資，可以幫助您節省時間和精力，並讓您有更多時間為您的業務制定戰略決策。
正如我們之前提到的，讓您的數據對您的員工可見是有好處的。 它幫助他們將事件情境化，探索潛在問題並提供獨特的解決方案。 做到這一點的最佳方法是向您的經理提供業務儀表板，使他們能夠向團隊的其他成員傳播必要的信息。
這些儀表板可以從您的預測、當前財務、銷售和其他任何可能相關的內容中提供快速洞察。 從這些快照開始，您和您的團隊可以決定他們應該仔細研究什麼。
當您開始實施這些流程時，請記住，您不會從一開始就完美地做事。 這就是這些過程的美妙之處。 它們旨在幫助您確定業務中需要優化的領域，以及您可以抓住的機會。
如果您和您的團隊牢記這一點，您就會成功。 您不會停止尋找改進業務的新方法，而是會不斷完善計劃和預測流程以更好地滿足您的需求。 這是一種萬無一失的方式，可以長時間照照鏡子並做出其他可能不相關的決定。
編者按：本文最初寫於 2020 年，更新於 2021 年。